14 khoản phụ cấp không đóng BHXH năm 2026: Danh sách và điều kiện áp dụng

Khi xây dựng bảng lương, nhiều doanh nghiệp thường chia thu nhập của người lao động thành lương cơ bản, phụ cấp và các khoản hỗ trợ. Tuy nhiên, không phải khoản nào được đặt tên là “phụ cấp” cũng được loại khỏi tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Nếu xác định sai, doanh nghiệp có thể bị truy đóng BHXH, tính tiền chậm đóng và xử lý vi phạm. Ngược lại, việc tính đóng BHXH đối với những khoản phúc lợi không thuộc tiền lương cũng làm tăng chi phí của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến thu nhập thực nhận của người lao động.

Vậy 14 khoản phụ cấp không đóng BHXH gồm những khoản nào? Điều kiện áp dụng ra sao? Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ gì để hạn chế rủi ro?

Trước hết, cần lưu ý rằng “14 khoản phụ cấp không đóng BHXH” là cách gọi phổ biến. Về bản chất, danh sách này bao gồm tiền thưởng, khoản hỗ trợ và chế độ phúc lợi, không phải tất cả đều là phụ cấp lương.

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH năm 2026 gồm những khoản nào?

Quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc hiện nay được xác định theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cùng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Đối với người lao động hưởng tiền lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH gồm ba nhóm chính:

Mức lương theo công việc hoặc chức danh

Đây là mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh, được xây dựng theo thang lương, bảng lương và thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Phụ cấp lương

Đây là các khoản bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương theo công việc chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.

Tuy nhiên, khoản phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động không thuộc nhóm phụ cấp lương tính đóng theo cách xác định này.

Các khoản bổ sung khác

Khoản bổ sung khác phải tính đóng BHXH khi xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Ngược lại, khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc không thuộc nhóm khoản bổ sung cố định nêu trên.

Như vậy, tên gọi không phải yếu tố quyết định. Doanh nghiệp ghi là “hỗ trợ” nhưng thực tế trả cố định, ổn định và khoản tiền mang bản chất tiền lương thì vẫn có rủi ro bị yêu cầu tính đóng BHXH.

14 khoản phụ cấp, hỗ trợ thường không tính đóng BHXH

Các khoản dưới đây thường không tính vào tiền lương đóng BHXH nếu được xây dựng, thỏa thuận, chi trả và lưu hồ sơ đúng bản chất.

1. Tiền thưởng theo kết quả sản xuất, kinh doanh

Khoản thưởng được xác định căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Doanh nghiệp nên ban hành quy chế thưởng, quy định điều kiện, tiêu chí và mức thưởng. Không nên chuyển một phần tiền lương cố định thành “tiền thưởng” nhưng vẫn trả đều trong mọi kỳ lương.

2. Tiền thưởng sáng kiến

Đây là khoản thưởng dành cho người lao động có sáng kiến, giải pháp cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất hoặc mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Hồ sơ nên có đề xuất sáng kiến, kết quả đánh giá, quyết định công nhận và quyết định thưởng.

3. Tiền ăn giữa ca

Tiền ăn giữa ca là khoản doanh nghiệp hỗ trợ bữa ăn cho người lao động trong thời gian làm việc.

Doanh nghiệp nên quy định rõ mức hưởng và hình thức tổ chức trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ.

4. Hỗ trợ xăng xe

Khoản tiền này được chi nhằm hỗ trợ người lao động đi lại hoặc phục vụ công việc.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần quy định rõ đối tượng, mức hưởng và điều kiện áp dụng. Nếu khoản tiền được trả cố định như một cấu phần của lương và không gắn với mục đích hỗ trợ thực tế, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét lại bản chất.

5. Hỗ trợ điện thoại

Khoản hỗ trợ điện thoại thường áp dụng cho những vị trí cần liên lạc thường xuyên như nhân viên kinh doanh, quản lý, giao nhận hoặc chăm sóc khách hàng.

Doanh nghiệp có thể xây dựng mức khoán theo chức danh nhưng cần thể hiện rõ trong quy chế và bảng thanh toán.

6. Hỗ trợ đi lại

Đây là khoản hỗ trợ chi phí di chuyển từ nơi ở đến nơi làm việc hoặc di chuyển phục vụ công việc.

Cần phân biệt khoản hỗ trợ đi lại với phụ cấp lương nhằm bù đắp điều kiện sinh hoạt hoặc điều kiện làm việc được trả thường xuyên, ổn định.

7. Hỗ trợ tiền nhà ở

Doanh nghiệp có thể hỗ trợ chi phí thuê nhà hoặc chỗ ở cho người lao động theo chính sách phúc lợi.

Khoản tiền này cần được quy định riêng, có đối tượng và điều kiện hưởng rõ ràng. Không nên chỉ đổi tên một phần lương cố định thành “hỗ trợ nhà ở” để giảm mức đóng BHXH.

8. Hỗ trợ giữ trẻ

Khoản hỗ trợ giữ trẻ được áp dụng cho người lao động có con nhỏ, nhằm chia sẻ chi phí chăm sóc con trong thời gian người lao động làm việc.

Doanh nghiệp nên quy định độ tuổi của con, đối tượng hưởng, mức hỗ trợ và hồ sơ chứng minh.

9. Hỗ trợ nuôi con nhỏ

Khoản này thường được chi theo số lượng con hoặc độ tuổi của con. Người lao động có thể phải cung cấp giấy khai sinh hoặc tài liệu chứng minh điều kiện hưởng.

Nếu không có chính sách và hồ sơ rõ ràng, khoản hỗ trợ có thể bị đánh giá lại khi kiểm tra.

10. Hỗ trợ khi thân nhân người lao động qua đời

Đây là khoản thăm hỏi, hỗ trợ phát sinh khi cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc thân nhân khác của người lao động qua đời.

Khoản tiền không được trả thường xuyên mà phát sinh theo sự kiện thực tế. Hồ sơ nên có đề nghị hỗ trợ, tài liệu chứng minh và chứng từ chi.

11. Hỗ trợ khi thân nhân người lao động kết hôn

Doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách phúc lợi khi con hoặc người thân của người lao động kết hôn.

Cần có quy định về đối tượng, mức hưởng và chứng từ liên quan để chứng minh đây là khoản phúc lợi theo sự kiện.

12. Quà hoặc tiền mừng sinh nhật người lao động

Quà sinh nhật hoặc tiền mừng sinh nhật mang tính chất phúc lợi, chăm lo đời sống người lao động.

Doanh nghiệp nên ban hành chính sách chung, danh sách người nhận và chứng từ thanh toán. Không nên đưa khoản này vào bảng lương như một khoản cố định hằng tháng.

13. Hỗ trợ người lao động bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp

Doanh nghiệp có thể hỗ trợ thêm cho người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc gặp khó khăn trong quá trình điều trị.

Cần phân biệt khoản hỗ trợ của doanh nghiệp với chế độ do quỹ bảo hiểm chi trả. Hồ sơ nên có tài liệu y tế, quyết định hỗ trợ và chứng từ thanh toán.

14. Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng

Doanh nghiệp có thể phát sinh những khoản hỗ trợ khác như trợ cấp khó khăn, hỗ trợ thiên tai, hỗ trợ hiếu hỷ hoặc hỗ trợ đột xuất.

Các khoản này chỉ có cơ sở không tính đóng BHXH khi mang đúng bản chất phúc lợi, có điều kiện hưởng cụ thể và được ghi thành mục riêng. Không nên sử dụng tên “hỗ trợ khác” để chuyển một phần lương cố định sang khoản không đóng BHXH.

Điều kiện để các khoản trên không bị tính đóng BHXH

Danh sách 14 khoản nêu trên không tạo ra cơ chế miễn đóng tự động. Doanh nghiệp phải xem xét đồng thời bản chất, hồ sơ và cách thanh toán.

Khoản chi phải đúng bản chất

Doanh nghiệp cần phân loại rõ:

• Tiền lương theo công việc hoặc chức danh.
• Phụ cấp lương.
• Khoản bổ sung khác.
• Tiền thưởng.
• Khoản hỗ trợ và phúc lợi.

Nếu một khoản thực chất là tiền trả cho công việc nhưng chỉ được đổi tên thành hỗ trợ xăng xe, điện thoại hoặc nhà ở thì vẫn có nguy cơ bị tính lại tiền lương đóng BHXH.

Hồ sơ lao động phải thống nhất

Doanh nghiệp nên chuẩn bị và đối chiếu:

• Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng.
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế phúc lợi.
• Quyết định chi và danh sách người được hưởng.
• Bảng lương, bảng thanh toán.
• Chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi.

Nội dung trên các tài liệu phải thống nhất về tên khoản chi, đối tượng, điều kiện hưởng và số tiền thực tế.
 

Không thiết kế khoản hỗ trợ như tiền lương cố định

Một khoản hỗ trợ có rủi ro bị xem xét tính đóng BHXH nếu:

• Được trả cùng một mức trong mọi tháng.
• Người lao động đương nhiên được hưởng mà không có điều kiện.
• Gắn trực tiếp với chức danh hoặc công việc.
• Được thỏa thuận như một phần thu nhập cố định.
• Không có quy chế hoặc hồ sơ chứng minh.
• Thực tế thanh toán không đúng với nội dung hồ sơ.

Phân biệt khoản phải đóng và khoản thường không đóng BHXH

Tiêu chí	Khoản thường phải tính đóng	Khoản thường không tính đóng
Bản chất	Tiền lương, phụ cấp lương	Thưởng, hỗ trợ, phúc lợi
Mức tiền	Xác định cụ thể	Có thể thay đổi theo điều kiện
Tần suất	Thường xuyên, ổn định	Phát sinh theo sự kiện hoặc chính sách
Căn cứ	Hợp đồng lao động	Quy chế, quyết định, hồ sơ phát sinh
Mục đích	Trả cho việc thực hiện công việc	Hỗ trợ đời sống hoặc khuyến khích

Bảng trên chỉ có tính chất nhận diện. Khi xác định nghĩa vụ đóng BHXH, doanh nghiệp cần đánh giá hồ sơ và bản chất của từng khoản trong thực tế.

Ví dụ xác định tiền lương đóng BHXH

Giả sử thu nhập tháng của người lao động gồm:

• Lương theo công việc: 10.000.000 đồng.
• Phụ cấp trách nhiệm cố định: 2.000.000 đồng.
• Hỗ trợ ăn giữa ca: 730.000 đồng.
• Hỗ trợ điện thoại: 500.000 đồng.
• Thưởng hiệu quả công việc: 1.000.000 đồng, thay đổi theo kết quả hằng tháng.

Trong trường hợp này, lương theo công việc và phụ cấp trách nhiệm cố định có cơ sở tính vào tiền lương đóng BHXH.

Đối với tiền ăn giữa ca, hỗ trợ điện thoại và thưởng hiệu quả công việc, doanh nghiệp phải kiểm tra quy chế, điều kiện hưởng và cách chi trả thực tế. Không thể kết luận chỉ dựa trên tên gọi của khoản tiền.

Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Sai sót phổ biến nhất là thỏa thuận mức thu nhập thực tế cao nhưng hợp đồng chỉ ghi mức lương thấp, phần còn lại được chia thành nhiều khoản “hỗ trợ”.

Ngoài ra, doanh nghiệp thường:

• Sao chép máy móc danh sách 14 khoản không đóng BHXH.
• Cho rằng cứ đặt tên là xăng xe, điện thoại thì không phải đóng.
• Không ban hành quy chế tiền lương, thưởng và phúc lợi.
• Hợp đồng ghi một kiểu nhưng bảng lương thanh toán một kiểu.
• Khoản hỗ trợ được trả cố định nhưng không có điều kiện hưởng.
• Không lưu quyết định, danh sách và chứng từ chi trả.

Khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền có thể căn cứ vào hồ sơ và cách trả thu nhập thực tế để xác định lại tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Kế toán cần làm gì để rà soát bảng lương năm 2026?

Kế toán và bộ phận nhân sự nên thực hiện các bước sau:

1. Liệt kê toàn bộ khoản thu nhập của từng vị trí.
2. Phân loại thành lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thưởng và phúc lợi.
3. Kiểm tra khoản nào được trả thường xuyên, ổn định.
4. Đối chiếu hợp đồng, quy chế, bảng lương và chứng từ thanh toán.
5. Điều chỉnh tên gọi nếu không phản ánh đúng bản chất.
6. Bổ sung quyết định và hồ sơ chứng minh điều kiện hưởng.
7. Không tự ý loại khoản thu nhập khỏi mức đóng BHXH khi chưa có căn cứ.

Câu hỏi thường gặp về các khoản không đóng BHXH

Tiền ăn trưa có phải đóng BHXH không?

Tiền ăn giữa ca thường được xem là khoản hỗ trợ, phúc lợi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ mức hưởng và hình thức chi trả trong hồ sơ nội bộ.

Phụ cấp xăng xe và điện thoại có đóng BHXH không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào tên gọi. Cần xem khoản tiền có phải một phần thu nhập cố định, thường xuyên và mang bản chất tiền lương hay không.

Tiền thưởng KPI hằng tháng có phải đóng BHXH không?

Nếu tiền thưởng biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc, đồng thời được chi theo quy chế thưởng, khoản này có cơ sở được xem xét không tính đóng. Doanh nghiệp vẫn phải đánh giá hồ sơ và thực tế chi trả.

Ghi khoản hỗ trợ trong hợp đồng lao động có phải đóng BHXH không?

Việc ghi trong hợp đồng là một yếu tố cần xem xét nhưng không phải yếu tố duy nhất. Cần đánh giá bản chất, mức tiền, điều kiện hưởng và tính thường xuyên, ổn định.

Trả cố định tiền xăng xe mỗi tháng có được miễn đóng BHXH không?

Không mặc nhiên được miễn. Nếu khoản tiền thực chất là một phần thu nhập cố định và gắn với công việc, doanh nghiệp có rủi ro bị yêu cầu tính lại tiền lương đóng BHXH.

Kết luận

“14 khoản phụ cấp không đóng BHXH” chỉ là cách gọi phổ biến để nhận diện các khoản thưởng, hỗ trợ và phúc lợi thường gặp. Doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc hoặc chỉ thay đổi tên gọi trên bảng lương.

Yếu tố quan trọng nhất là bản chất khoản chi, điều kiện hưởng, cách chi trả và sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, quy chế, bảng lương cùng chứng từ thanh toán.

Nếu doanh nghiệp chưa chắc bảng lương đang áp dụng đã đúng, hãy rà soát trước khi cơ quan BHXH kiểm tra và yêu cầu truy đóng.

Comment “PHỤ CẤP BHXH” hoặc liên hệ Kế Toán 247 để nhận checklist rà soát các khoản thu nhập tính đóng BHXH năm 2026.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN 247 - Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai.
Hotline: 0345 631 911
Website: dvketoan247.com.vn
Email: cskh.dvkt247@gmail.com