Chậm nộp báo cáo PCCC: Doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu?

Doanh nghiệp đã trang bị bình chữa cháy, xây dựng nội quy và tổ chức kiểm tra thiết bị định kỳ nhưng vẫn có thể bị xử phạt nếu chậm nộp báo cáo PCCC. Đây là lỗi hành chính tương đối dễ xảy ra khi doanh nghiệp không phân công rõ người phụ trách hoặc chưa theo dõi đầy đủ thời hạn báo cáo.

Theo quy định hiện hành, hành vi gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ không đúng thời hạn có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng đối với cá nhân. Nếu chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt có thể lên đến 10 triệu đồng.

Bên cạnh đó, từ ngày 15/9/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi một số quy định liên quan đến nghiệm thu, khai báo và kiểm tra phòng cháy, chữa cháy. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ PCCC, tránh tiếp tục sử dụng biểu mẫu hoặc quy trình cũ theo thói quen.

Báo cáo PCCC là gì?

Báo cáo PCCC là cách gọi phổ biến của Báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở.

Báo cáo này được lập theo Mẫu PC04 ban hành kèm theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Nội dung báo cáo phản ánh tình hình thực hiện trách nhiệm PCCC tại cơ sở trong kỳ báo cáo, như:

• Tình trạng hoạt động của cơ sở;
• Việc duy trì các điều kiện an toàn về PCCC;
• Kết quả tự kiểm tra;
• Công tác quản lý, bảo dưỡng phương tiện PCCC;
• Tình hình huấn luyện nghiệp vụ;
• Việc xây dựng, thực tập phương án chữa cháy;
• Những tồn tại, hạn chế và biện pháp khắc phục.

Báo cáo PC04 không thay thế biên bản tự kiểm tra, phương án chữa cháy, hồ sơ huấn luyện hoặc hồ sơ bảo dưỡng thiết bị. Đây là một tài liệu riêng trong hệ thống hồ sơ quản lý PCCC của cơ sở.

Doanh nghiệp nào phải nộp báo cáo PCCC?

Không phải mọi doanh nghiệp đều mặc nhiên phải nộp cùng một loại báo cáo PCCC. Nghĩa vụ báo cáo được xác định trên cơ sở từng địa điểm có thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy hay không.

Doanh nghiệp cần kiểm tra riêng đối với:

• Trụ sở làm việc;
• Nhà xưởng sản xuất;
• Kho hàng;
• Cửa hàng;
• Chi nhánh;
• Địa điểm kinh doanh;
• Cơ sở lưu trú, dịch vụ hoặc nơi tập trung đông người;
• Các công trình, địa điểm khác do doanh nghiệp trực tiếp quản lý.

Một doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở tại những địa phương khác nhau. Khi đó, việc thực hiện nghĩa vụ PCCC không chỉ được xem xét tại trụ sở chính mà còn phải rà soát tại từng chi nhánh, kho hàng và địa điểm kinh doanh.

Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác PCCC, phân công người theo dõi hồ sơ và bảo đảm báo cáo được lập, gửi đúng thời hạn.

Thời hạn nộp báo cáo PCCC theo Mẫu PC04

Đối với cơ sở thuộc diện phải thực hiện báo cáo, Mẫu PC04 được gửi định kỳ theo hai mốc thời gian:

• Trước ngày 15/6 hằng năm;
• Trước ngày 15/12 hằng năm.

Doanh nghiệp không nên đợi đến ngày cuối cùng mới hoàn thiện báo cáo. Trên thực tế, việc tổng hợp thông tin có thể cần đối chiếu với biên bản tự kiểm tra, hồ sơ huấn luyện, sổ theo dõi thiết bị và kết quả khắc phục các tồn tại về PCCC.

Để hạn chế nguy cơ chậm nộp báo cáo PCCC, doanh nghiệp nên đặt lịch nhắc trước hạn từ 10–15 ngày. Báo cáo cần được người có trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận và gửi đến cơ quan tiếp nhận theo quy định, thông thường là UBND cấp xã nơi cơ sở hoạt động, theo phương thức được cơ quan quản lý hướng dẫn.

Sau khi gửi, doanh nghiệp cần lưu lại bằng chứng như:

• Phiếu tiếp nhận hồ sơ;
• Biên nhận điện tử;
• Email xác nhận;
• Ảnh chụp trạng thái gửi thành công;
• Bản giấy có ký nhận;
• Tài liệu khác chứng minh thời điểm đã gửi báo cáo.

Việc đã lập báo cáo nhưng không chứng minh được thời điểm gửi có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Chậm nộp báo cáo PCCC bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP, hành vi gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ không đúng thời hạn có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng đối với cá nhân.

Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 6–10 triệu đồng.

Cụ thể:

• Cá nhân vi phạm: phạt từ 3–5 triệu đồng;
• Tổ chức vi phạm: phạt từ 6–10 triệu đồng.

Mức phạt cụ thể do người có thẩm quyền xem xét, quyết định trên cơ sở tính chất, mức độ, tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ và hồ sơ của từng vụ việc.

Do đó, tiêu đề “doanh nghiệp có thể bị phạt đến 10 triệu đồng” được hiểu là mức phạt tối đa áp dụng đối với tổ chức khi gửi báo cáo PCCC không đúng thời hạn.
 

Căn cứ xử phạt được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP của Chính phủ.

Chậm gửi và không gửi báo cáo PCCC có giống nhau không?

Chậm gửi và hoàn toàn không gửi báo cáo là hai hành vi khác nhau.

Chậm gửi báo cáo là trường hợp doanh nghiệp có thực hiện việc gửi báo cáo nhưng thời điểm gửi đã quá thời hạn quy định. Trong khi đó, không gửi báo cáo là trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo.

Khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào hành vi thực tế, hồ sơ và tài liệu chứng minh để xác định vi phạm. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự động áp dụng cùng một mức phạt cho mọi trường hợp.

Nếu phát hiện đã quá hạn, doanh nghiệp nên hoàn thiện và gửi báo cáo ngay, đồng thời lưu lại đầy đủ bằng chứng. Không nên tự ý ghi lùi ngày lập, ngày ký hoặc ngày gửi báo cáo vì việc này có thể làm phát sinh thêm rủi ro về tính trung thực của hồ sơ.

Mức phạt 10 triệu đồng có phải quy định mới từ ngày 15/9/2026?

Mức phạt đến 10 triệu đồng đối với tổ chức chậm gửi báo cáo PCCC không phải là quy định mới bắt đầu áp dụng từ ngày 15/9/2026.

Mức phạt này đã được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Ngày 15/9/2026 là thời điểm Nghị định 347/2026/NĐ-CP có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 105/2025/NĐ-CP và Nghị định 106/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần tách biệt hai thông tin:

• Quy định xử phạt hành vi gửi báo cáo không đúng thời hạn được thực hiện theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP;
• Một số quy định về nghiệm thu, khai báo và kiểm tra PCCC được sửa đổi từ ngày 15/9/2026 theo Nghị định 347/2026/NĐ-CP.

Cách hiểu này giúp doanh nghiệp cập nhật đúng quy định và tránh cho rằng chỉ những báo cáo nộp chậm sau ngày 15/9/2026 mới bị xử phạt.
 

Từ ngày 15/9/2026, doanh nghiệp cần cập nhật nội dung gì?

Nghị định 347/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 8/9/2026 và có hiệu lực từ ngày 15/9/2026. Văn bản này sửa đổi một số quy định liên quan đến công tác PCCC và cứu nạn, cứu hộ.

Trách nhiệm nghiệm thu và khai báo thông tin

Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu về PCCC, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả nghiệm thu và thực hiện khai báo thông tin theo quy định trước khi đưa công trình vào hoạt động.

Doanh nghiệp có công trình mới, công trình cải tạo hoặc thay đổi công năng cần kiểm tra kỹ nghĩa vụ áp dụng, không nên đưa công trình vào sử dụng khi chưa hoàn thành các thủ tục cần thiết.

Thay đổi liên quan đến kiểm tra PCCC

Quy định mới điều chỉnh việc phân nhóm cơ sở và chu kỳ kiểm tra. Theo đó, tần suất kiểm tra có thể khác nhau tùy nhóm cơ sở và mức độ nguy hiểm về cháy, nổ.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác cơ sở của mình thuộc nhóm nào để chuẩn bị hồ sơ, bố trí người làm việc và khắc phục kịp thời các tồn tại trước khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Cập nhật hồ sơ và dữ liệu quản lý

Các thông tin trong hồ sơ phải phù hợp với tình trạng thực tế của cơ sở. Khi có thay đổi về người đứng đầu, quy mô hoạt động, công năng, hệ thống kỹ thuật hoặc phương tiện PCCC, doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ tương ứng.

Không nên chỉ lưu một bộ hồ sơ ban đầu rồi sử dụng trong nhiều năm mà không rà soát, điều chỉnh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ PCCC nào?

Tùy thuộc loại hình và quy mô của từng cơ sở, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các nhóm tài liệu sau:

Hồ sơ pháp lý và thông tin cơ sở

• Tài liệu xác định loại hình, quy mô hoạt động;
• Phiếu thông tin của cơ sở;
• Quyết định hoặc văn bản phân công người phụ trách PCCC;
• Hồ sơ thẩm định, nghiệm thu hoặc khai báo nếu thuộc trường hợp phải thực hiện;
• Tài liệu liên quan đến công năng sử dụng của công trình.

Hồ sơ tự kiểm tra và quản lý thiết bị

• Biên bản tự kiểm tra PCCC;
• Sổ theo dõi phương tiện PCCC;
• Hồ sơ kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị;
• Danh sách bình chữa cháy, hệ thống báo cháy và phương tiện cứu nạn;
• Tài liệu thể hiện việc khắc phục các tồn tại đã được phát hiện.

Hồ sơ huấn luyện và phương án chữa cháy

• Hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC;
• Danh sách lực lượng PCCC tại cơ sở;
• Phương án chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ;
• Biên bản hoặc tài liệu về việc thực tập phương án nếu thuộc trường hợp phải thực hiện;
• Nội quy, biển báo và sơ đồ thoát nạn.

Hồ sơ báo cáo

• Báo cáo PC04 của từng kỳ;
• Tài liệu kèm theo báo cáo;
• Bằng chứng đã gửi đúng thời hạn;
• Văn bản giải trình hoặc tài liệu bổ sung nếu cơ quan quản lý yêu cầu.

Doanh nghiệp nên lập một thư mục riêng cho từng cơ sở và từng năm để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn hồ sơ giữa các địa điểm.

Phải làm gì khi phát hiện đã chậm nộp báo cáo PCCC?

Khi phát hiện báo cáo đã quá hạn, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra nghĩa vụ báo cáo

Xác định cơ sở có thuộc diện phải báo cáo không, kỳ báo cáo nào đang bị thiếu và cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Hoàn thiện báo cáo PC04

Tổng hợp thông tin trung thực, đối chiếu với hồ sơ thực tế và hoàn thiện chữ ký của người có trách nhiệm.

Bước 3: Gửi báo cáo ngay

Doanh nghiệp không nên tiếp tục trì hoãn. Việc chủ động khắc phục có thể được xem xét khi cơ quan có thẩm quyền đánh giá tình tiết của vụ việc.

Bước 4: Lưu bằng chứng đã gửi

Lưu biên nhận, email, ảnh chụp màn hình hoặc bản giấy có xác nhận. Trường hợp được yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần trình bày đúng nguyên nhân, thời điểm phát hiện và biện pháp khắc phục.

Bước 5: Thiết lập lịch kiểm soát

Phân công rõ người lập, người kiểm tra và người phê duyệt báo cáo. Đưa hai mốc ngày 15/6 và 15/12 vào lịch tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp.
 

Checklist hạn chế rủi ro chậm nộp báo cáo PCCC

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:

• Kiểm tra từng cơ sở có thuộc diện quản lý PCCC hay không;
• Xác định trách nhiệm báo cáo của từng địa điểm;
• Kiểm tra Mẫu PC04 đang sử dụng;
• Đối chiếu thông tin báo cáo với hồ sơ thực tế;
• Hoàn thiện báo cáo trước hạn từ 10–15 ngày;
• Gửi đúng cơ quan tiếp nhận;
• Lưu bằng chứng gửi thành công;
• Rà soát biên bản tự kiểm tra;
• Kiểm tra hồ sơ huấn luyện và phương án chữa cháy;
• Cập nhật tài liệu bảo dưỡng thiết bị;
• Theo dõi các thay đổi từ ngày 15/9/2026;
• Phân công người chịu trách nhiệm và người kiểm tra chéo.

 

Câu hỏi thường gặp về báo cáo PCCC

1. Mọi doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo PC04 đúng không?

Không. Doanh nghiệp phải xác định từng cơ sở, địa điểm kinh doanh, nhà xưởng hoặc kho hàng có thuộc diện quản lý PCCC và thuộc trường hợp phải báo cáo hay không.

2. Báo cáo PCCC phải nộp mấy lần một năm?

Báo cáo PC04 được thực hiện theo hai kỳ, trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12 hằng năm.

3. Nộp báo cáo trễ một ngày có bị phạt không?

Việc gửi sau thời hạn đã không bảo đảm yêu cầu về thời gian. Tuy nhiên, quyết định xử phạt và mức phạt cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền, căn cứ hồ sơ và tình tiết thực tế.

4. Doanh nghiệp bị phạt 5 triệu hay 10 triệu đồng?

Mức từ 3–5 triệu đồng áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt gấp đôi, tương ứng từ 6–10 triệu đồng.

5. Quá hạn có được gửi bổ sung báo cáo không?

Doanh nghiệp vẫn nên hoàn thiện và gửi báo cáo ngay. Việc gửi bổ sung không mặc nhiên xóa hành vi chậm nộp nhưng thể hiện doanh nghiệp đã chủ động khắc phục.

6. Mức phạt 10 triệu đồng có phải áp dụng từ ngày 15/9/2026 không?

Không. Mức phạt chậm gửi báo cáo được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Ngày 15/9/2026 là thời điểm Nghị định 347/2026/NĐ-CP có hiệu lực.

Kết luận

Chậm nộp báo cáo PCCC là lỗi doanh nghiệp có thể phòng tránh nếu xác định đúng đối tượng, sử dụng đúng Mẫu PC04, theo dõi hai mốc thời hạn và lưu đầy đủ bằng chứng đã gửi.

Bên cạnh nghĩa vụ báo cáo, doanh nghiệp cần cập nhật các thay đổi có hiệu lực từ ngày 15/9/2026, đồng thời rà soát hồ sơ nghiệm thu, tự kiểm tra, huấn luyện và bảo dưỡng phương tiện PCCC tại từng cơ sở.

Bạn muốn nhận Mẫu PC04 kèm checklist rà soát hồ sơ PCCC dành cho doanh nghiệp, hãy bình luận từ khóa “PCCC” hoặc liên hệ Kế Toán 247 để được hỗ trợ.

KẾ TOÁN 247 – Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai

Hotline: 0345 631 911

Website: dvketoan247.com.vn