Doanh nghiệp phải hoàn thành khám sức khỏe định kỳ trước 31/10/2026? Hướng dẫn thực hiện

Khám sức khỏe định kỳ không chỉ là một chính sách phúc lợi dành cho người lao động mà còn là trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động. Trong năm 2026, các doanh nghiệp tại TP.HCM cần đặc biệt lưu ý thông tin về việc hoàn thành khám sức khỏe định kỳ cho người lao động trước ngày 31/10/2026 và cập nhật kết quả sau khi hoàn thành.

Tuy nhiên, mốc ngày 31/10/2026 có áp dụng cho mọi doanh nghiệp trên toàn quốc hay không? Doanh nghiệp nào thuộc phạm vi thực hiện? Người lao động phải khám những nội dung gì? Hồ sơ cần lưu gồm những tài liệu nào?

Bài viết dưới đây của Kế Toán 247 sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng và chủ động triển khai.

1. Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động có bắt buộc không?

Câu trả lời là có.

Theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động, hằng năm người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động.

Đối với một số nhóm lao động đặc thù, doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất sáu tháng một lần, bao gồm:

• Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

• Người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

• Người lao động là người khuyết tật;

• Người lao động chưa thành niên;

• Người lao động cao tuổi.

Khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ, lao động nữ phải được khám thêm chuyên khoa phụ sản. Người làm việc trong môi trường có yếu tố nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp phải được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định.

Như vậy, nghĩa vụ khám sức khỏe định kỳ không phụ thuộc đơn thuần vào quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp có dưới 10 người lao động vẫn cần rà soát và thực hiện nếu có người lao động thuộc phạm vi quản lý.

Quy định về tần suất khám hằng năm, khám sáu tháng một lần đối với nhóm đặc thù và khám chuyên khoa phụ sản đối với lao động nữ được nêu tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động.

2. Doanh nghiệp có phải hoàn thành khám sức khỏe trước 31/10/2026 không?

Doanh nghiệp cần phân biệt hai vấn đề:

Thứ nhất, quy định pháp luật chung yêu cầu người sử dụng lao động tổ chức khám sức khỏe cho người lao động hằng năm hoặc sáu tháng một lần đối với nhóm đặc thù.

Thứ hai, mốc ngày 31/10/2026 là thời hạn cần được đối chiếu theo kế hoạch, công văn hoặc thông báo triển khai tại địa phương. Không nên hiểu đây là thời hạn chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp trên toàn quốc.

Theo nội dung thông tin đang được triển khai tại TP.HCM, doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng cần lưu ý:

• Bảo đảm người lao động thuộc phạm vi quản lý được khám sức khỏe định kỳ trước ngày 31/10/2026;

• Sau khi hoàn thành, cập nhật kết quả theo hướng dẫn của cơ quan quản lý;

• Kiểm tra yêu cầu về thời hạn cập nhật, trong đó có nội dung cập nhật trong vòng ba ngày kể từ ngày hoàn thành việc khám sức khỏe.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên đối chiếu bản chính Công văn số 16093/SNV-VLATLĐ, thông báo của cơ quan quản lý hoặc văn bản được gửi trực tiếp cho doanh nghiệp để xác định chính xác đối tượng, địa bàn, thời hạn và phương thức báo cáo.

Không nên sử dụng đường dẫn Google Forms hoặc biểu mẫu được chia sẻ lại trên mạng xã hội nếu chưa kiểm tra nguồn phát hành.

3. Những người lao động nào cần được đưa vào danh sách khám?

Một trong những sai sót phổ biến là doanh nghiệp chỉ lập danh sách nhân viên làm việc tại văn phòng và bỏ sót người lao động ở các địa điểm khác.

Danh sách rà soát cần bao gồm người lao động đang làm việc tại:

• Trụ sở chính;

• Chi nhánh và địa điểm kinh doanh;

• Kho hàng, nhà xưởng;

• Công trình và dự án;

• Bộ phận làm việc lưu động;

• Địa điểm của khách hàng nếu người lao động được doanh nghiệp cử đến làm việc.

Doanh nghiệp cần đối chiếu danh sách nhân sự thực tế với hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội để hạn chế bỏ sót.

3.1 Người lao động thông thường

Người lao động thông thường phải được khám sức khỏe định kỳ ít nhất một lần mỗi năm.

Doanh nghiệp nên lập kế hoạch từ đầu năm, bố trí thời gian hợp lý và theo dõi riêng những người vắng mặt để tổ chức khám bổ sung.

3.2 Người lao động thuộc nhóm đặc thù

Nhóm phải được khám ít nhất sáu tháng một lần cần được tách riêng ngay từ bước lập danh sách.

Doanh nghiệp nên căn cứ vào tuổi, tình trạng khuyết tật, vị trí công việc và danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm để xác định đúng đối tượng.

3.3 Lao động nữ

Ngoài nội dung khám sức khỏe chung, lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản.

Khi lựa chọn gói khám, doanh nghiệp cần yêu cầu cơ sở y tế thể hiện rõ nội dung này. Không nên mặc định mọi gói khám doanh nghiệp đều đã bao gồm khám phụ sản.

3.4 Người có nguy cơ mắc bệnh nghề nghiệp

Người lao động tiếp xúc với bụi, hóa chất, tiếng ồn, rung động, bức xạ hoặc các yếu tố có hại khác cần được rà soát để thực hiện khám phát hiện bệnh nghề nghiệp phù hợp.

Việc xác định nhóm này nên được đối chiếu với hồ sơ vệ sinh lao động, kết quả quan trắc môi trường và vị trí công việc thực tế.

4. Nội dung khám sức khỏe định kỳ năm 2026

Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, nội dung khám sức khỏe định kỳ được thực hiện theo từng nhóm đối tượng và theo quy định được cập nhật tại Thông tư số 25/2026/TT-BYT.

Người lao động từ đủ 18 tuổi

Người từ đủ 18 tuổi thực hiện theo Mẫu số 03, Phụ lục XXIV được cập nhật theo Thông tư 25/2026/TT-BYT.

Nội dung khám được thực hiện theo mẫu và yêu cầu chuyên môn của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Đối với khám sức khỏe định kỳ, các nội dung cận lâm sàng được thực hiện khi có chỉ định của bác sĩ.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự lựa chọn hoặc cắt giảm danh mục khám chỉ dựa trên chi phí. Gói khám cần phù hợp với độ tuổi, giới tính, vị trí công việc và yếu tố nguy cơ của người lao động.

Nội dung bổ sung theo từng nhóm

Ngoài nội dung khám chung, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Khám chuyên khoa phụ sản cho lao động nữ;

• Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người tiếp xúc với yếu tố nguy cơ;

• Nội dung phù hợp với người cao tuổi, người khuyết tật và người chưa thành niên;

• Nội dung chuyên môn phù hợp với nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

5. Sáu bước tổ chức khám sức khỏe định kỳ đúng quy trình

Bước 1: Rà soát toàn bộ người lao động

Doanh nghiệp trích xuất danh sách nhân sự đang làm việc tại thời điểm tổ chức khám, kiểm tra người lao động tại các đơn vị phụ thuộc và cập nhật tình trạng nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc nghỉ dài hạn.

Những người vắng mặt trong ngày khám cần được lập danh sách riêng để bố trí lịch bổ sung.

Bước 2: Phân nhóm đối tượng

Danh sách người lao động nên được phân loại theo:

• Giới tính;

• Độ tuổi;

• Tình trạng khuyết tật;

• Vị trí và môi trường làm việc;

• Nhóm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

• Yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp.

Bước này giúp doanh nghiệp xác định chính xác tần suất và nội dung khám cho từng người.

Bước 3: Lựa chọn cơ sở khám đủ điều kiện

Doanh nghiệp cần lựa chọn cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đáp ứng điều kiện chuyên môn để thực hiện khám sức khỏe.

Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu cơ sở y tế cung cấp:

• Hồ sơ pháp lý và phạm vi hoạt động chuyên môn;

• Danh mục khám chi tiết;

• Báo giá theo từng nhóm lao động;

• Phương án khám tại cơ sở hoặc khám lưu động;

• Hình thức bàn giao kết quả;

• Thời gian trả kết quả và hồ sơ tổng hợp.

Bước 4: Ký hợp đồng và tổ chức khám

Hợp đồng cần thể hiện rõ số lượng người, nội dung khám, thời gian, địa điểm, chi phí, trách nhiệm của các bên và hồ sơ bàn giao.

Doanh nghiệp cần thông báo cho người lao động về lịch khám, yêu cầu nhịn ăn nếu có xét nghiệm, giấy tờ cần mang theo và các lưu ý chuyên môn khác.

Bước 5: Kiểm tra, tiếp nhận và lưu kết quả

Sau khi khám, doanh nghiệp cần đối chiếu số người thực tế đã khám với danh sách đăng ký.

Kết quả phải được lưu trữ và quản lý theo nguyên tắc bảo mật thông tin sức khỏe cá nhân. Chỉ người có trách nhiệm mới được tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết.

Trường hợp kết quả khám có khuyến nghị về sức khỏe, doanh nghiệp cần xem xét bố trí công việc phù hợp và hướng dẫn người lao động khám hoặc điều trị thêm.

Bước 6: Cập nhật và báo cáo kết quả

Nếu doanh nghiệp thuộc phạm vi của văn bản triển khai tại TP.HCM, cần cập nhật kết quả theo đúng đường dẫn, biểu mẫu và thời hạn được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.

Doanh nghiệp nên lưu lại:

• Bản sao nội dung đã báo cáo;

• Thời điểm gửi;

• Email hoặc thông báo xác nhận;

• Ảnh chụp màn hình báo cáo thành công;

• Văn bản hướng dẫn được sử dụng để thực hiện.

  

6. Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ doanh nghiệp cần lưu

Một bộ hồ sơ đầy đủ nên gồm:

• Kế hoạch hoặc quyết định tổ chức khám sức khỏe;

• Danh sách người lao động thuộc diện khám;

• Bảng phân nhóm đối tượng;

• Hồ sơ pháp lý của cơ sở khám nếu cần;

• Báo giá và hợp đồng khám sức khỏe;

• Danh sách người lao động thực tế tham gia;

• Kết quả khám sức khỏe;

• Bảng tổng hợp, phân loại sức khỏe;

• Hồ sơ khám phát hiện bệnh nghề nghiệp nếu có;

• Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;

• Hóa đơn và chứng từ thanh toán;

• Tài liệu chứng minh đã cập nhật hoặc báo cáo kết quả;

• Hồ sơ bố trí công việc phù hợp sau khám nếu phát sinh.

Hồ sơ này không chỉ phục vụ công tác quản lý sức khỏe người lao động mà còn giúp doanh nghiệp chứng minh đã thực hiện trách nhiệm khi cơ quan chức năng kiểm tra.

7. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Chỉ khám cho nhân viên văn phòng

Doanh nghiệp bỏ sót lao động tại kho, xưởng, chi nhánh hoặc công trình. Đây thường là những vị trí có nguy cơ nghề nghiệp cao hơn và cần được quản lý chặt chẽ.

Dùng một gói khám cho tất cả người lao động

Một gói khám chung có thể không đáp ứng yêu cầu đối với lao động nữ, người cao tuổi hoặc người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Không bố trí khám bổ sung

Một số người lao động vắng mặt vào ngày khám nhưng doanh nghiệp không theo dõi và không sắp xếp lịch bổ sung, dẫn đến danh sách thực tế chưa đầy đủ.

Không lưu hồ sơ và bằng chứng báo cáo

Doanh nghiệp đã tổ chức khám nhưng không lưu hợp đồng, hóa đơn, danh sách, kết quả hoặc bằng chứng cập nhật thông tin. Khi được yêu cầu giải trình, doanh nghiệp khó chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ.

Hiểu mốc 31/10/2026 là thời hạn áp dụng trên toàn quốc

Mốc này cần được xác định theo văn bản triển khai tại địa phương. Doanh nghiệp ngoài TP.HCM không nên tự động áp dụng mà cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan quản lý tại nơi hoạt động.

8. Checklist những việc doanh nghiệp cần làm ngay

Trước thời hạn áp dụng, doanh nghiệp nên hoàn thành các công việc sau:

1. Kiểm tra văn bản và xác định doanh nghiệp có thuộc phạm vi áp dụng hay không.

2. Rà soát toàn bộ người lao động đang làm việc.

3. Phân nhóm đối tượng theo độ tuổi, giới tính và vị trí công việc.

4. Xác định người phải khám sáu tháng một lần.

5. Lựa chọn cơ sở khám đủ điều kiện.

6. Kiểm tra gói khám theo từng nhóm lao động.

7. Ký hợp đồng và tổ chức khám.

8. Bố trí lịch bổ sung cho người vắng mặt.

9. Nhận, kiểm tra và lưu đầy đủ kết quả.

10. Thực hiện cập nhật, báo cáo theo đúng hướng dẫn và lưu bằng chứng hoàn thành.
     

    

9. Kết luận

Khám sức khỏe định kỳ là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động, không đơn thuần là chính sách phúc lợi tự nguyện. Doanh nghiệp phải tổ chức khám ít nhất một lần mỗi năm và ít nhất sáu tháng một lần đối với các nhóm lao động đặc thù.

Đối với thông tin hoàn thành trước ngày 31/10/2026 tại TP.HCM, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản chính thức để xác định phạm vi áp dụng, thời hạn báo cáo và đường dẫn cập nhật kết quả.

Thay vì chờ đến sát thời hạn, doanh nghiệp nên rà soát nhân sự, phân nhóm đối tượng và làm việc với cơ sở khám đủ điều kiện ngay từ bây giờ.

Nếu doanh nghiệp cần “Checklist tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động năm 2026”, hãy bình luận từ khóa “SỨC KHỎE” hoặc liên hệ Kế Toán 247 để được hỗ trợ.

10. Câu hỏi thường gặp

10.1 Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có phải tổ chức khám sức khỏe không?

Có. Pháp luật không quy định doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ chỉ vì có ít hơn 10 người lao động. Doanh nghiệp cần căn cứ quan hệ lao động và phạm vi quản lý thực tế để tổ chức khám.

10.2 Lao động nữ có bắt buộc phải khám chuyên khoa phụ sản không?

Có. Khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ, người sử dụng lao động phải bảo đảm lao động nữ được khám chuyên khoa phụ sản.

10.3 Những người nào phải khám sức khỏe ít nhất sáu tháng một lần?

Bao gồm người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; người chưa thành niên và người lao động cao tuổi.

10.4 Doanh nghiệp có thể tổ chức khám tại trụ sở không?

Doanh nghiệp có thể phối hợp tổ chức khám lưu động tại trụ sở nếu cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đáp ứng đầy đủ điều kiện và yêu cầu chuyên môn theo quy định.

10.5 Ngày 31/10/2026 có áp dụng cho mọi doanh nghiệp không?

Không nên hiểu đây là thời hạn chung áp dụng trên toàn quốc. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản triển khai tại địa phương và thông báo chính thức mình nhận được.

10.6 Doanh nghiệp đã khám nhưng chưa báo cáo phải làm gì?

Doanh nghiệp cần kiểm tra ngay yêu cầu của cơ quan quản lý, hoàn thiện báo cáo theo hướng dẫn và lưu bằng chứng gửi thành công. Nếu đã quá thời hạn, nên chủ động liên hệ cơ quan tiếp nhận để được hướng dẫn.