Hồ sơ thông báo thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026 gồm những gì?

Khi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn thông báo và chuẩn bị đúng hồ sơ. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm hai giấy tờ: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xác định mình đang cập nhật thông tin đã kê khai hay bổ sung thông tin lần đầu. Hai trường hợp này có căn cứ phát sinh nghĩa vụ khác nhau.

1. Hồ sơ thông báo thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi gồm:

Thành phần hồ sơ	Nội dung cần lưu ý
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp	Kê khai nội dung thay đổi theo biểu mẫu hiện hành
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp	Cập nhật thông tin tương ứng với thay đổi thực tế

Đối với danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 21/8/2026.

Trước khi nộp, cần đối chiếu thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi với hồ sơ doanh nghiệp đang lưu giữ. Việc điền đủ biểu mẫu chưa bảo đảm nội dung kê khai đã chính xác.

2. Thời hạn thông báo thay đổi là bao lâu?

Thời hạn thông báo là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; doanh nghiệp có thể đề nghị cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu có nhu cầu.

Cần lưu ý điểm bắt đầu tính thời hạn: ngày phát sinh thay đổi thực tế, thay vì ngày doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

3. Doanh nghiệp chưa từng kê khai có phải thực hiện ngay không?

Với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025, việc bổ sung thông tin lần đầu thực hiện theo quy định chuyển tiếp tại khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15. Không nên áp dụng máy móc thời hạn 10 ngày dành cho trường hợp thay đổi thông tin đã kê khai.

Bộ Tài chính cũng đã làm rõ: doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi thông tin thì không phải thực hiện lại thủ tục chỉ vì tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi được sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Nếu có thay đổi thực tế, doanh nghiệp thực hiện thông báo theo Điều 52.

Vì vậy, trước khi xác định thời hạn xử lý, hãy kiểm tra hồ sơ đã nộp và nội dung đã kê khai.

4. Không bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có bị phạt không?

Có. Tuy nhiên, cần xác định đúng hành vi vi phạm.

Theo khoản 6 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 2 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, mức phạt 70–100 triệu đồng áp dụng đối với hành vi không bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, nếu có, tại lần thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025.

Doanh nghiệp còn bị buộc bổ sung thông tin theo quy định.

Đây không phải mức phạt chung cho mọi trường hợp chậm kê khai. Hành vi thông báo quá hạn, không thông báo hoặc kê khai không trung thực phải được đối chiếu với quy định xử phạt tương ứng.

5. Tiền phạt có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Không.

Điểm b khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 quy định khoản tiền phạt do vi phạm hành chính không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Vì vậy, tiền phạt hành chính liên quan đến nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cũng thuộc khoản chi không được trừ.

Kế toán cần theo dõi riêng khoản phạt để xử lý đúng khi quyết toán thuế TNDN. Việc đã ghi nhận khoản chi trên sổ kế toán không đồng nghĩa khoản đó được chấp nhận khi tính thuế.

6. Checklist trước khi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nên rà soát:

• Đã từng kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hay chưa?

• Thông tin thực tế có thay đổi so với hồ sơ đã nộp không?

• Ngày phát sinh thay đổi được xác định theo tài liệu nào?

• Thông báo và danh sách đã sử dụng đúng biểu mẫu hiện hành chưa?

• Thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và căn cứ xác định đã thống nhất chưa?

Kế Toán 247 hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục phù hợp với từng trường hợp.
Hotline: 0345 631 911
Website: dvketoan247.com.vn
Email: cskh.dvkt247@gmail.com