2 cách kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp đã được cập nhật chưa

Kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi là việc chủ doanh nghiệp và người phụ trách hồ sơ pháp lý nên thực hiện khi rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm giữa việc không tìm thấy công ty trong danh sách cần kiểm tra với việc doanh nghiệp đã kê khai đầy đủ. Thực tế, đây là hai vấn đề khác nhau. Danh sách rà soát phản ánh dữ liệu tại thời điểm thống kê, còn tình trạng cập nhật cần được đối chiếu với thông tin trên hệ thống và hồ sơ đã được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận.

Bài viết dưới đây, Kế toán 247 hướng dẫn hai cách kiểm tra, giải thích tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi và những việc cần làm khi phát hiện thông tin thiếu hoặc chưa chính xác.

1. Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin chủ sở hữu hưởng lợi?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu hoặc cơ cấu quản lý. Nếu chỉ lưu hồ sơ thành lập ban đầu mà không đối chiếu những thay đổi sau đó, thông tin pháp lý có thể không còn phản ánh đúng thực tế.

Việc kiểm tra giúp doanh nghiệp chủ động:

• Xác định thông tin đã được kê khai, cập nhật hay chưa.
• Đối chiếu người được kê khai với cơ cấu sở hữu hiện tại.
• Phát hiện sai lệch về định danh, tỷ lệ sở hữu hoặc căn cứ xác định.
• Chuẩn bị hồ sơ bổ sung, thay đổi phù hợp khi có phát sinh nghĩa vụ.

Theo Công văn 3164/DNTN-GS ngày 07/10/2026, cơ quan chức năng đã thống kê những doanh nghiệp thành lập hoặc đăng ký thay đổi từ ngày 01/07/2025 đến thời điểm thống kê nhưng chưa có thông tin kê khai về chủ sở hữu hưởng lợi, để địa phương ưu tiên rà soát. 

Điều cần lưu ý: Có tên trong danh sách là dấu hiệu cần kiểm tra lại hồ sơ, chưa phải kết luận doanh nghiệp đã vi phạm trong mọi trường hợp.

2. Cách 1: Kiểm tra trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến

Đây là cách giúp người thực hiện đối chiếu dữ liệu chủ sở hữu hưởng lợi đang hiển thị trong hồ sơ doanh nghiệp trên hệ thống.

Bước 1: Truy cập đúng địa chỉ

Bạn có thể vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chọn chức năng đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.

Địa chỉ hệ thống đăng ký qua mạng: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/

Hãy kiểm tra tên miền trước khi đăng nhập. Không cung cấp mật khẩu, mã xác thực cho người không có trách nhiệm xử lý hồ sơ.

Bước 2: Đăng nhập và chọn doanh nghiệp cần kiểm tra

Người có quyền thực hiện hồ sơ đăng nhập theo phương thức hệ thống hỗ trợ, sau đó lựa chọn thao tác tạo hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Nhập mã số doanh nghiệp, chọn đúng doanh nghiệp và làm theo yêu cầu xác thực hoặc phân quyền trên hệ thống.

Tên nút, vị trí chức năng có thể thay đổi khi giao diện được nâng cấp.

Bước 3: Mở mục thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Trong các trường dữ liệu của hồ sơ, tìm mục “Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi” và xem danh sách đang hiển thị. Đây là thao tác được hướng dẫn để kiểm tra dữ liệu đã cập nhật trên hệ thống. 

Nếu có danh sách, cần đối chiếu:
 

Nội dung	Điểm cần kiểm tra
Họ tên	Có khớp giấy tờ định danh và hồ sơ pháp lý không?
Thông tin định danh	Có thiếu, sai hoặc cần cập nhật không?
Tỷ lệ sở hữu	Có phù hợp cơ cấu sở hữu thực tế không?
Căn cứ xác định	Xác định theo sở hữu, quyền kiểm soát hay trường hợp khác?
Tính đầy đủ	Đã rà soát đủ cá nhân thuộc diện kê khai chưa?

Bước 4: Đối chiếu kết quả với hồ sơ đã được chấp thuận

Nếu danh sách trống, doanh nghiệp nên kiểm tra lại hồ sơ đã nộp và kết quả giải quyết. Khi cần, liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để xác nhận tình trạng dữ liệu.

Nếu danh sách có thông tin, cũng không nên dừng ở kết luận “đã có tên là xong”. Cần kiểm tra thông tin có đúng và còn phù hợp với thực tế hay không.

Chỉ kiểm tra dữ liệu thì không cần ký, nộp hồ sơ thay đổi. Không tự sửa thông tin hoặc gửi hồ sơ khi chưa xác định rõ nội dung cần thực hiện.

3. Cách 2: Tra cứu danh sách kèm Công văn 3164/DNTN-GS

Cách thứ hai là tìm doanh nghiệp trong danh sách được đăng tải kèm thông tin về Công văn 3164/DNTN-GS.

Link tải danh sách

Bạn có thể tải danh sách doanh nghiệp cần rà soát thông tin chủ sỡ hửu hưởng lợi tại link:  Danh sách doanh nghiệp cần rà soát thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.

Cách tìm doanh nghiệp trong Excel

Sau khi mở file:

1. Chọn sheet địa phương tương ứng.
2. Nhấn Ctrl + F.
3. Nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
4. Chọn tìm kiếm và kiểm tra kết quả.

Nên ưu tiên tìm theo mã số doanh nghiệp vì tên công ty có thể được viết tắt, có dấu hoặc có khác biệt về cách trình bày.

Nếu không tìm thấy, kiểm tra lại chuỗi số, phạm vi tìm kiếm và các sheet liên quan. Với doanh nghiệp từng thay đổi địa chỉ, cần lưu ý thông tin địa phương tại thời điểm danh sách được lập.

Hiểu đúng kết quả tra cứu

Nếu có tên: Rà soát hồ sơ kê khai, thời điểm nộp và kết quả giải quyết để xác định việc cần bổ sung hoặc làm rõ.

Nếu không có tên: Tiếp tục kiểm tra trên hệ thống và hồ sơ nội bộ. Danh sách có phạm vi, thời điểm thống kê riêng nên không thay thế việc xác định nghĩa vụ của từng doanh nghiệp.

4. Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là ai?

Có thể hiểu chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân.

Điểm cần chú ý là người hưởng lợi cuối cùng phải được xác định đến cá nhân. Khi thành viên hoặc cổ đông là tổ chức, doanh nghiệp cần rà soát tiếp các cấp sở hữu, thay vì chỉ ghi nhận tên tổ chức đó.

Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026, sửa đổi quy định liên quan tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Vì vậy, việc xác định cần dựa trên nội dung hiện hành.

5. Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

5.1. Xác định theo quyền sở hữu

Tiêu chí sở hữu bao gồm cá nhân trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.

Quy định còn yêu cầu xem xét nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc hợp đồng cùng sở hữu theo điều kiện luật định. Riêng công ty hợp danh, tất cả thành viên hợp danh được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, không phụ thuộc tỷ lệ góp vốn.

Do đó, không nên chỉ nhìn danh sách cổ đông và loại ngay tất cả người sở hữu dưới 25%. Cần kiểm tra quan hệ sở hữu, thỏa thuận và cơ cấu liên quan.

5.2. Xác định theo quyền kiểm soát thực tế

Khi không xác định được theo tiêu chí sở hữu hoặc có căn cứ cho thấy kết quả đó chưa phản ánh đúng người hưởng lợi, doanh nghiệp phải xem xét quyền kiểm soát thực tế.

Các quyền cần đánh giá có thể liên quan đến bổ nhiệm lãnh đạo, thay đổi điều lệ, cơ cấu tổ chức, chính sách tài chính, đầu tư hoặc quyết định tổ chức lại, giải thể.

Điều này cho thấy chức danh trên giấy tờ và tỷ lệ đứng tên chưa phải lúc nào cũng đủ để kết luận.

5.3. Trường hợp không xác định được theo hai nhóm tiêu chí trên

Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí sở hữu và kiểm soát, quy định đặt ra việc xác định một cá nhân là người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp.

Việc áp dụng phải theo đúng thứ tự, đồng thời lưu ý ngoại lệ đối với cá nhân đại diện vốn nhà nước.

Không mặc định giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật luôn là chủ sở hữu hưởng lợi.

6. Phát hiện thông tin thiếu hoặc sai thì cần làm gì?

Doanh nghiệp nên xử lý theo trình tự:

Trước tiên, tập hợp hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, tài liệu chuyển nhượng và hồ sơ kê khai trước đây.

Tiếp theo, xác định lại cá nhân thuộc diện kê khai: Rà soát cơ cấu sở hữu, thỏa thuận và quyền chi phối thực tế.

Sau đó, đối chiếu dữ liệu: So sánh hồ sơ nội bộ với thông tin trên hệ thống và kết quả giải quyết gần nhất.

Cuối cùng, thực hiện thủ tục phù hợp: Bổ sung hoặc thông báo thay đổi theo tình trạng thực tế, sử dụng biểu mẫu và hướng dẫn đang áp dụng.

Cần lưu cả hồ sơ gửi đi và kết quả được chấp thuận. Hồ sơ mới tạo, đang chờ xử lý hoặc bị yêu cầu sửa chưa thể được xem là đã hoàn tất cập nhật.

7. Những câu hỏi thường gặp

Không có tên trong danh sách thì có cần kê khai không?

Không thể kết luận chỉ từ kết quả tìm kiếm. Nghĩa vụ cần xác định theo thời điểm thành lập, hồ sơ thay đổi và tình trạng kê khai thực tế của doanh nghiệp.

Công ty thành lập trước ngày 01/07/2025 có phải bổ sung không?

Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định chuyển tiếp. Việc bổ sung thông tin, nếu có, gắn với lần thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất, trừ trường hợp có yêu cầu bổ sung sớm hơn. 

Đã kê khai rồi có phải làm lại do thay đổi tiêu chí không?

Theo hướng dẫn được đăng trên Cổng Chính phủ, doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi thông tin không phải thực hiện lại chỉ vì tiêu chí xác định được sửa đổi. Nếu thực tế có thay đổi, cần thực hiện thủ tục tương ứng. 

Kế toán có tự xác định toàn bộ thông tin được không?

Kế toán có thể hỗ trợ đối chiếu, chuẩn bị hồ sơ. Tuy nhiên, thông tin về sở hữu, thỏa thuận kiểm soát cần được người quản lý và các bên liên quan cung cấp, xác nhận đầy đủ.

8. Kế toán 247 hỗ trợ rà soát hồ sơ doanh nghiệp

Kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi cần kết hợp dữ liệu trên hệ thống, hồ sơ đã được chấp thuận và cơ cấu sở hữu thực tế. Hai cách tra cứu trong bài là bước khởi đầu để nhận diện tình trạng, không thay thế toàn bộ quá trình xác định và kê khai.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân về người cần kê khai, thông tin còn thiếu hoặc thủ tục cần thực hiện, Kế toán 247 hỗ trợ rà soát và hướng dẫn theo hồ sơ cụ thể.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN 247 - Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai.

• Hotline: 0345 631 911
• Website: dvketoan247.com.vn
• Email: cskh.dvkt247@gmail.com

Nội dung cập nhật phục vụ tham khảo tại ngày 22/10/2026. Khi thực hiện, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định và hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp hồ sơ.