Thử việc có phải đóng BHXH không? 3 trường hợp kế toán rất dễ làm sai

Một nhân viên bắt đầu thử việc hai tháng. Vì cho rằng người đang thử việc không phải đóng bảo hiểm xã hội, kế toán đợi đến khi nhân viên ký hợp đồng chính thức mới báo tăng BHXH.

Cách xử lý này có thể đúng, nhưng cũng có thể khiến doanh nghiệp bị truy đóng BHXH, tùy thuộc vào loại hợp đồng mà hai bên đã ký.

Điểm quan trọng là kế toán không được chỉ nhìn vào hai chữ “thử việc”. Cần xác định đây là hợp đồng thử việc được ký riêng hay hợp đồng lao động có nội dung thử việc. Ngoài ra, tên gọi của hợp đồng cũng không phải yếu tố duy nhất quyết định nghĩa vụ tham gia BHXH.

1. Quy định về đóng BHXH trong thời gian thử việc

Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ một tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Quy định này bao gồm cả trường hợp hai bên đặt tên hợp đồng bằng một tên gọi khác, nhưng nội dung thể hiện đủ các yếu tố:

• Có công việc phải thực hiện.
• Có trả công hoặc tiền lương.
• Có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Tuy nhiên, khoản 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định rõ người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc theo pháp luật lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Như vậy, không thể kết luận rằng cứ thử việc từ đủ một tháng trở lên là phải đóng BHXH. Kế toán cần phân biệt đúng ba trường hợp dưới đây.

2. Trường hợp 1: Ký hợp đồng thử việc riêng

Nếu doanh nghiệp và người lao động ký một hợp đồng thử việc riêng, đúng quy định của pháp luật lao động, người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trong thời gian thực hiện hợp đồng này.

Ví dụ thực tế

Ngày 1/8, Công ty A ký hợp đồng thử việc riêng trong hai tháng với một nhân viên marketing. Mức lương thử việc là 12 triệu đồng mỗi tháng.

Sau khi nhân viên đạt yêu cầu, ngày 1/10 hai bên mới ký hợp đồng lao động có thời hạn 12 tháng.

Trong trường hợp này:

• Thời gian từ ngày 1/8 đến hết ngày 30/9 là thời gian thực hiện hợp đồng thử việc riêng nên không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.
• Từ ngày 1/10, khi hợp đồng lao động có hiệu lực, doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH cho người lao động theo quy định.

BHXH TP. Hà Nội cũng đã trả lời trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thử việc riêng trong hai tháng rằng người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trong giai đoạn này. Xem giải đáp trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Lỗi kế toán thường gặp

Nhiều kế toán thấy hợp đồng thử việc có thời hạn hai tháng nên cho rằng hợp đồng này từ đủ một tháng trở lên và phải đóng BHXH.

Đây là sự nhầm lẫn giữa hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động. Điều kiện “từ đủ một tháng trở lên” được áp dụng đối với hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, không áp dụng máy móc cho hợp đồng thử việc ký riêng.

3. Trường hợp 2: Ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động

Pháp luật lao động cho phép doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận nội dung thử việc ngay trong hợp đồng lao động.

Khi đó, văn bản mà hai bên ký vẫn là hợp đồng lao động. Nếu hợp đồng có thời hạn từ đủ một tháng trở lên, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ khi hợp đồng có hiệu lực.

Doanh nghiệp không được tự loại thời gian thử việc ra khỏi thời gian tham gia BHXH chỉ vì hợp đồng có điều khoản quy định hai tháng đầu là thời gian thử việc.

Ví dụ thực tế

Ngày 1/8, Công ty B ký hợp đồng lao động 12 tháng với một nhân viên. Trong hợp đồng ghi rõ hai tháng đầu là thời gian thử việc, mức lương thử việc bằng 85% mức lương chính thức.

Vì đây là hợp đồng lao động có thời hạn 12 tháng và có hiệu lực từ ngày 1/8 nên người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Doanh nghiệp không được đợi đến ngày 1/10, sau khi người lao động hoàn thành thử việc, mới báo tăng BHXH.

Lỗi kế toán thường gặp

Bộ phận nhân sự chỉ gửi danh sách và ghi chú “nhân viên đang thử việc”. Kế toán không kiểm tra nội dung hợp đồng nên tạm hoãn báo tăng BHXH trong hai tháng đầu.

Khi cơ quan BHXH kiểm tra, doanh nghiệp có thể phải:

• Truy đóng số tiền BHXH còn thiếu.
• Nộp tiền chậm đóng.
• Điều chỉnh lại hồ sơ lao động và dữ liệu tham gia BHXH.
• Giải quyết khiếu nại nếu quyền lợi của người lao động bị ảnh hưởng.

Vì vậy, trước khi quyết định chưa báo tăng, kế toán phải kiểm tra rõ tên hợp đồng, thời hạn và ngày hợp đồng có hiệu lực.

4. Trường hợp 3: Gọi là “thử việc” hoặc “cộng tác viên” nhưng bản chất là hợp đồng lao động

Đây là trường hợp doanh nghiệp và kế toán rất dễ xử lý sai.

Doanh nghiệp có thể đặt tên văn bản là:

• Thỏa thuận thử việc.
• Hợp đồng cộng tác viên.
• Hợp đồng đào tạo.
• Hợp đồng khoán việc.
• Thỏa thuận hợp tác.

Tuy nhiên, tên gọi của văn bản không quyết định hoàn toàn nghĩa vụ BHXH. Cơ quan quản lý có thể xem xét bản chất làm việc thực tế giữa hai bên.

Nếu thỏa thuận thể hiện người lao động có công việc phải thực hiện, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp thì văn bản đó có thể được xác định là hợp đồng lao động.

Những dấu hiệu kế toán cần kiểm tra

Một người được gọi là “cộng tác viên” hoặc “nhân viên thử việc” nhưng có những dấu hiệu sau thì doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Làm việc theo giờ hành chính hoặc theo ca do doanh nghiệp sắp xếp.
• Phải chấm công hằng ngày.
• Nhận tiền lương cố định mỗi tháng.
• Được giao KPI và chịu sự đánh giá của trưởng bộ phận.
• Phải xin phép khi nghỉ.
• Chịu sự quản lý về thời gian, địa điểm và cách thức làm việc.
• Phải tuân thủ nội quy, quy trình của doanh nghiệp.
• Được doanh nghiệp cung cấp công cụ và vị trí làm việc.
• Hết thời gian thử việc nhưng vẫn tiếp tục làm việc và nhận lương.

Nếu quan hệ thực tế có bản chất là hợp đồng lao động và thời hạn từ đủ một tháng trở lên, doanh nghiệp có thể phải tham gia BHXH bắt buộc, dù hợp đồng được đặt bằng một tên gọi khác.

Cơ quan BHXH cũng xác định việc tham gia BHXH phải căn cứ vào nội dung thỏa thuận và cách tổ chức công việc thực tế, không chỉ dựa vào tên hợp đồng. Xem hướng dẫn của cơ quan BHXH.

5. Phân biệt nhanh ba trường hợp thử việc

Ký hợp đồng thử việc riêng

Người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trong thời gian thực hiện hợp đồng thử việc.

Khi hai bên ký hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp phải báo tăng BHXH từ thời điểm hợp đồng lao động có hiệu lực.

Thử việc được ghi trong hợp đồng lao động

Nếu hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ một tháng trở lên thì người lao động phải tham gia BHXH bắt buộc từ khi hợp đồng có hiệu lực.

Doanh nghiệp không được đợi hết thời gian thử việc mới báo tăng.

Hợp đồng mang tên khác nhưng có bản chất là quan hệ lao động

Doanh nghiệp phải kiểm tra công việc, tiền lương, thời hạn hợp đồng và mức độ quản lý thực tế.

Nếu đáp ứng các yếu tố của hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc thì nghĩa vụ đóng BHXH vẫn có thể phát sinh.

6. Kế toán cần làm gì để tránh bị truy đóng BHXH?

Kiểm tra hợp đồng ngay khi tiếp nhận nhân viên

Bộ phận nhân sự cần xác định rõ doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng thử việc riêng hay hợp đồng lao động có điều khoản thử việc.

Kế toán phải được cung cấp đầy đủ hợp đồng, không nên chỉ nhận danh sách nhân viên với ghi chú “đang thử việc”.

Những thông tin cần kiểm tra gồm:

• Loại hợp đồng.
• Ngày bắt đầu làm việc.
• Ngày hợp đồng có hiệu lực.
• Thời hạn hợp đồng.
• Mức lương và các khoản phụ cấp.
• Thời điểm kết thúc thử việc.

Lập danh sách theo dõi thời gian thử việc

Doanh nghiệp nên có bảng theo dõi riêng, trong đó ghi rõ:

• Họ tên người lao động.
• Bộ phận làm việc.
• Ngày bắt đầu thử việc.
• Ngày kết thúc thử việc.
• Kết quả thử việc.
• Ngày ký hợp đồng lao động.
• Ngày thực hiện báo tăng BHXH.

Việc theo dõi này giúp tránh tình trạng nhân viên đã làm chính thức nhưng trên hồ sơ vẫn để trạng thái thử việc.

Rà soát hợp đồng cộng tác viên và khoán việc

Kế toán không nên chỉ căn cứ vào tên hợp đồng để kết luận không phải đóng BHXH.

Cần trao đổi với bộ phận nhân sự và người quản lý trực tiếp để xác định người đó có bị quản lý về thời gian, địa điểm, công việc và cách thức thực hiện hay không.

Nếu thực tế có đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động, doanh nghiệp nên đánh giá lại nghĩa vụ ký hợp đồng lao động và tham gia BHXH.

7. Hậu quả khi doanh nghiệp không đóng BHXH đúng thời điểm

Nếu người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng doanh nghiệp không báo tăng đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu:

• Truy đóng số tiền BHXH còn thiếu.
• Thanh toán tiền chậm đóng.
• Thực hiện điều chỉnh dữ liệu tham gia của người lao động.
• Chịu xử lý vi phạm theo quy định.
• Giải quyết quyền lợi bị ảnh hưởng của người lao động.

Rủi ro thường phát sinh khi cơ quan BHXH đối chiếu hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết toán thuế TNCN và danh sách người đang tham gia BHXH.

8. Kết luận

Thử việc có phải đóng BHXH không phụ thuộc vào loại hợp đồng và bản chất quan hệ làm việc.

Nếu ký hợp đồng thử việc riêng theo pháp luật lao động, người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trong thời gian thử việc.

Nếu nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên, doanh nghiệp phải tham gia BHXH từ khi hợp đồng có hiệu lực.

Nếu hợp đồng mang tên “cộng tác viên”, “khoán việc” hoặc “thỏa thuận thử việc” nhưng thực tế có công việc, tiền lương và sự quản lý của doanh nghiệp thì vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH.

Doanh nghiệp và kế toán cần kiểm tra đồng thời hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và tình trạng làm việc thực tế trước khi quyết định chưa báo tăng BHXH.

9. Câu hỏi thường gặp

9.1 Hợp đồng thử việc hai tháng có phải đóng BHXH không?

Nếu hai bên ký hợp đồng thử việc riêng thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Nếu hai tháng thử việc được ghi trong hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thì phải tham gia BHXH từ khi hợp đồng có hiệu lực.

9.2 Thử việc ghi trong hợp đồng lao động có phải đóng BHXH không?

Có. Khi hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, điều khoản thử việc không loại trừ nghĩa vụ đóng BHXH trong thời gian thử việc.

9.3 Hết thử việc nhưng chưa ký hợp đồng lao động thì sao?

Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc, nhận lương và chịu sự quản lý của doanh nghiệp thì cần rà soát lại bản chất quan hệ lao động. Doanh nghiệp không nên tiếp tục để hồ sơ ở trạng thái thử việc.

9.4 Lương thử việc bằng 85% thì đóng BHXH theo mức nào?

Nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì giai đoạn này không thuộc diện BHXH bắt buộc. Nếu mức lương thử việc được ghi trong hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc, cần xác định tiền lương đóng BHXH theo nội dung hợp đồng và quy định hiện hành.

9.5 Có thể ký hợp đồng cộng tác viên để không đóng BHXH không?

Không thể chỉ đổi tên hợp đồng để tránh nghĩa vụ BHXH. Nếu người làm việc được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp thì thỏa thuận có thể được xác định là hợp đồng lao động.

9.6 Chậm báo tăng BHXH sau thử việc phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần xác định lại ngày hợp đồng lao động có hiệu lực, đối chiếu hồ sơ thực tế và thực hiện thủ tục báo tăng hoặc truy đóng. Không nên tự ý sửa ngày hợp đồng để khớp với thời điểm đã báo tăng.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.