Khi xây dựng bảng lương, nhiều doanh nghiệp thường chia thu nhập của người lao động thành lương cơ bản, phụ cấp và các khoản hỗ trợ. Tuy nhiên, không phải khoản nào được đặt tên là “phụ cấp” cũng được loại khỏi tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Nếu xác định sai, doanh nghiệp có thể bị truy đóng BHXH, tính tiền chậm đóng và xử lý vi phạm. Ngược lại, việc tính đóng BHXH đối với những khoản phúc lợi không thuộc tiền lương cũng làm tăng chi phí của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến thu nhập thực nhận của người lao động.
Vậy 14 khoản phụ cấp không đóng BHXH gồm những khoản nào? Điều kiện áp dụng ra sao? Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ gì để hạn chế rủi ro?
Trước hết, cần lưu ý rằng “14 khoản phụ cấp không đóng BHXH” là cách gọi phổ biến. Về bản chất, danh sách này bao gồm tiền thưởng, khoản hỗ trợ và chế độ phúc lợi, không phải tất cả đều là phụ cấp lương.
Quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc hiện nay được xác định theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, cùng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Đối với người lao động hưởng tiền lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH gồm ba nhóm chính:
Đây là mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh, được xây dựng theo thang lương, bảng lương và thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Đây là các khoản bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương theo công việc chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
Tuy nhiên, khoản phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động không thuộc nhóm phụ cấp lương tính đóng theo cách xác định này.
Khoản bổ sung khác phải tính đóng BHXH khi xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Ngược lại, khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc không thuộc nhóm khoản bổ sung cố định nêu trên.
Như vậy, tên gọi không phải yếu tố quyết định. Doanh nghiệp ghi là “hỗ trợ” nhưng thực tế trả cố định, ổn định và khoản tiền mang bản chất tiền lương thì vẫn có rủi ro bị yêu cầu tính đóng BHXH.
Các khoản dưới đây thường không tính vào tiền lương đóng BHXH nếu được xây dựng, thỏa thuận, chi trả và lưu hồ sơ đúng bản chất.
Khoản thưởng được xác định căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế thưởng, quy định điều kiện, tiêu chí và mức thưởng. Không nên chuyển một phần tiền lương cố định thành “tiền thưởng” nhưng vẫn trả đều trong mọi kỳ lương.
Đây là khoản thưởng dành cho người lao động có sáng kiến, giải pháp cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất hoặc mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Hồ sơ nên có đề xuất sáng kiến, kết quả đánh giá, quyết định công nhận và quyết định thưởng.
Tiền ăn giữa ca là khoản doanh nghiệp hỗ trợ bữa ăn cho người lao động trong thời gian làm việc.
Doanh nghiệp nên quy định rõ mức hưởng và hình thức tổ chức trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế nội bộ.
Khoản tiền này được chi nhằm hỗ trợ người lao động đi lại hoặc phục vụ công việc.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần quy định rõ đối tượng, mức hưởng và điều kiện áp dụng. Nếu khoản tiền được trả cố định như một cấu phần của lương và không gắn với mục đích hỗ trợ thực tế, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét lại bản chất.
Khoản hỗ trợ điện thoại thường áp dụng cho những vị trí cần liên lạc thường xuyên như nhân viên kinh doanh, quản lý, giao nhận hoặc chăm sóc khách hàng.
Doanh nghiệp có thể xây dựng mức khoán theo chức danh nhưng cần thể hiện rõ trong quy chế và bảng thanh toán.
Đây là khoản hỗ trợ chi phí di chuyển từ nơi ở đến nơi làm việc hoặc di chuyển phục vụ công việc.
Cần phân biệt khoản hỗ trợ đi lại với phụ cấp lương nhằm bù đắp điều kiện sinh hoạt hoặc điều kiện làm việc được trả thường xuyên, ổn định.
Doanh nghiệp có thể hỗ trợ chi phí thuê nhà hoặc chỗ ở cho người lao động theo chính sách phúc lợi.
Khoản tiền này cần được quy định riêng, có đối tượng và điều kiện hưởng rõ ràng. Không nên chỉ đổi tên một phần lương cố định thành “hỗ trợ nhà ở” để giảm mức đóng BHXH.
Khoản hỗ trợ giữ trẻ được áp dụng cho người lao động có con nhỏ, nhằm chia sẻ chi phí chăm sóc con trong thời gian người lao động làm việc.
Doanh nghiệp nên quy định độ tuổi của con, đối tượng hưởng, mức hỗ trợ và hồ sơ chứng minh.
Khoản này thường được chi theo số lượng con hoặc độ tuổi của con. Người lao động có thể phải cung cấp giấy khai sinh hoặc tài liệu chứng minh điều kiện hưởng.
Nếu không có chính sách và hồ sơ rõ ràng, khoản hỗ trợ có thể bị đánh giá lại khi kiểm tra.
Đây là khoản thăm hỏi, hỗ trợ phát sinh khi cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc thân nhân khác của người lao động qua đời.
Khoản tiền không được trả thường xuyên mà phát sinh theo sự kiện thực tế. Hồ sơ nên có đề nghị hỗ trợ, tài liệu chứng minh và chứng từ chi.
Doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách phúc lợi khi con hoặc người thân của người lao động kết hôn.
Cần có quy định về đối tượng, mức hưởng và chứng từ liên quan để chứng minh đây là khoản phúc lợi theo sự kiện.
Quà sinh nhật hoặc tiền mừng sinh nhật mang tính chất phúc lợi, chăm lo đời sống người lao động.
Doanh nghiệp nên ban hành chính sách chung, danh sách người nhận và chứng từ thanh toán. Không nên đưa khoản này vào bảng lương như một khoản cố định hằng tháng.
Doanh nghiệp có thể hỗ trợ thêm cho người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc gặp khó khăn trong quá trình điều trị.
Cần phân biệt khoản hỗ trợ của doanh nghiệp với chế độ do quỹ bảo hiểm chi trả. Hồ sơ nên có tài liệu y tế, quyết định hỗ trợ và chứng từ thanh toán.
Doanh nghiệp có thể phát sinh những khoản hỗ trợ khác như trợ cấp khó khăn, hỗ trợ thiên tai, hỗ trợ hiếu hỷ hoặc hỗ trợ đột xuất.
Các khoản này chỉ có cơ sở không tính đóng BHXH khi mang đúng bản chất phúc lợi, có điều kiện hưởng cụ thể và được ghi thành mục riêng. Không nên sử dụng tên “hỗ trợ khác” để chuyển một phần lương cố định sang khoản không đóng BHXH.
Danh sách 14 khoản nêu trên không tạo ra cơ chế miễn đóng tự động. Doanh nghiệp phải xem xét đồng thời bản chất, hồ sơ và cách thanh toán.
Doanh nghiệp cần phân loại rõ:
Nếu một khoản thực chất là tiền trả cho công việc nhưng chỉ được đổi tên thành hỗ trợ xăng xe, điện thoại hoặc nhà ở thì vẫn có nguy cơ bị tính lại tiền lương đóng BHXH.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị và đối chiếu:
Nội dung trên các tài liệu phải thống nhất về tên khoản chi, đối tượng, điều kiện hưởng và số tiền thực tế.
Một khoản hỗ trợ có rủi ro bị xem xét tính đóng BHXH nếu:
| Tiêu chí | Khoản thường phải tính đóng | Khoản thường không tính đóng |
|---|---|---|
| Bản chất | Tiền lương, phụ cấp lương | Thưởng, hỗ trợ, phúc lợi |
| Mức tiền | Xác định cụ thể | Có thể thay đổi theo điều kiện |
| Tần suất | Thường xuyên, ổn định | Phát sinh theo sự kiện hoặc chính sách |
| Căn cứ | Hợp đồng lao động | Quy chế, quyết định, hồ sơ phát sinh |
| Mục đích | Trả cho việc thực hiện công việc | Hỗ trợ đời sống hoặc khuyến khích |
Bảng trên chỉ có tính chất nhận diện. Khi xác định nghĩa vụ đóng BHXH, doanh nghiệp cần đánh giá hồ sơ và bản chất của từng khoản trong thực tế.
Giả sử thu nhập tháng của người lao động gồm:
Trong trường hợp này, lương theo công việc và phụ cấp trách nhiệm cố định có cơ sở tính vào tiền lương đóng BHXH.
Đối với tiền ăn giữa ca, hỗ trợ điện thoại và thưởng hiệu quả công việc, doanh nghiệp phải kiểm tra quy chế, điều kiện hưởng và cách chi trả thực tế. Không thể kết luận chỉ dựa trên tên gọi của khoản tiền.
Sai sót phổ biến nhất là thỏa thuận mức thu nhập thực tế cao nhưng hợp đồng chỉ ghi mức lương thấp, phần còn lại được chia thành nhiều khoản “hỗ trợ”.
Ngoài ra, doanh nghiệp thường:
Khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền có thể căn cứ vào hồ sơ và cách trả thu nhập thực tế để xác định lại tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Kế toán và bộ phận nhân sự nên thực hiện các bước sau:
Tiền ăn giữa ca thường được xem là khoản hỗ trợ, phúc lợi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ mức hưởng và hình thức chi trả trong hồ sơ nội bộ.
Không thể kết luận chỉ dựa vào tên gọi. Cần xem khoản tiền có phải một phần thu nhập cố định, thường xuyên và mang bản chất tiền lương hay không.
Nếu tiền thưởng biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc, đồng thời được chi theo quy chế thưởng, khoản này có cơ sở được xem xét không tính đóng. Doanh nghiệp vẫn phải đánh giá hồ sơ và thực tế chi trả.
Việc ghi trong hợp đồng là một yếu tố cần xem xét nhưng không phải yếu tố duy nhất. Cần đánh giá bản chất, mức tiền, điều kiện hưởng và tính thường xuyên, ổn định.
Không mặc nhiên được miễn. Nếu khoản tiền thực chất là một phần thu nhập cố định và gắn với công việc, doanh nghiệp có rủi ro bị yêu cầu tính lại tiền lương đóng BHXH.
“14 khoản phụ cấp không đóng BHXH” chỉ là cách gọi phổ biến để nhận diện các khoản thưởng, hỗ trợ và phúc lợi thường gặp. Doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc hoặc chỉ thay đổi tên gọi trên bảng lương.
Yếu tố quan trọng nhất là bản chất khoản chi, điều kiện hưởng, cách chi trả và sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, quy chế, bảng lương cùng chứng từ thanh toán.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc bảng lương đang áp dụng đã đúng, hãy rà soát trước khi cơ quan BHXH kiểm tra và yêu cầu truy đóng.
Comment “PHỤ CẤP BHXH” hoặc liên hệ Kế Toán 247 để nhận checklist rà soát các khoản thu nhập tính đóng BHXH năm 2026.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN 247 - Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai.
Hotline: 0345 631 911
Website: dvketoan247.com.vn
Email: cskh.dvkt247@gmail.com
Tác giả: Linh
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
