Doanh nghiệp đã trang bị bình chữa cháy, xây dựng nội quy và tổ chức kiểm tra thiết bị định kỳ nhưng vẫn có thể bị xử phạt nếu chậm nộp báo cáo PCCC. Đây là lỗi hành chính tương đối dễ xảy ra khi doanh nghiệp không phân công rõ người phụ trách hoặc chưa theo dõi đầy đủ thời hạn báo cáo.
Theo quy định hiện hành, hành vi gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ không đúng thời hạn có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng đối với cá nhân. Nếu chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt có thể lên đến 10 triệu đồng.
Bên cạnh đó, từ ngày 15/9/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi một số quy định liên quan đến nghiệm thu, khai báo và kiểm tra phòng cháy, chữa cháy. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ PCCC, tránh tiếp tục sử dụng biểu mẫu hoặc quy trình cũ theo thói quen.
Báo cáo PCCC là cách gọi phổ biến của Báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở.
Báo cáo này được lập theo Mẫu PC04 ban hành kèm theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Nội dung báo cáo phản ánh tình hình thực hiện trách nhiệm PCCC tại cơ sở trong kỳ báo cáo, như:
Báo cáo PC04 không thay thế biên bản tự kiểm tra, phương án chữa cháy, hồ sơ huấn luyện hoặc hồ sơ bảo dưỡng thiết bị. Đây là một tài liệu riêng trong hệ thống hồ sơ quản lý PCCC của cơ sở.
Không phải mọi doanh nghiệp đều mặc nhiên phải nộp cùng một loại báo cáo PCCC. Nghĩa vụ báo cáo được xác định trên cơ sở từng địa điểm có thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy hay không.
Doanh nghiệp cần kiểm tra riêng đối với:
Một doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở tại những địa phương khác nhau. Khi đó, việc thực hiện nghĩa vụ PCCC không chỉ được xem xét tại trụ sở chính mà còn phải rà soát tại từng chi nhánh, kho hàng và địa điểm kinh doanh.
Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác PCCC, phân công người theo dõi hồ sơ và bảo đảm báo cáo được lập, gửi đúng thời hạn.
Đối với cơ sở thuộc diện phải thực hiện báo cáo, Mẫu PC04 được gửi định kỳ theo hai mốc thời gian:
Doanh nghiệp không nên đợi đến ngày cuối cùng mới hoàn thiện báo cáo. Trên thực tế, việc tổng hợp thông tin có thể cần đối chiếu với biên bản tự kiểm tra, hồ sơ huấn luyện, sổ theo dõi thiết bị và kết quả khắc phục các tồn tại về PCCC.
Để hạn chế nguy cơ chậm nộp báo cáo PCCC, doanh nghiệp nên đặt lịch nhắc trước hạn từ 10–15 ngày. Báo cáo cần được người có trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận và gửi đến cơ quan tiếp nhận theo quy định, thông thường là UBND cấp xã nơi cơ sở hoạt động, theo phương thức được cơ quan quản lý hướng dẫn.
Sau khi gửi, doanh nghiệp cần lưu lại bằng chứng như:
Việc đã lập báo cáo nhưng không chứng minh được thời điểm gửi có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP, hành vi gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ không đúng thời hạn có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng đối với cá nhân.
Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 6–10 triệu đồng.
Cụ thể:
Mức phạt cụ thể do người có thẩm quyền xem xét, quyết định trên cơ sở tính chất, mức độ, tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ và hồ sơ của từng vụ việc.
Do đó, tiêu đề “doanh nghiệp có thể bị phạt đến 10 triệu đồng” được hiểu là mức phạt tối đa áp dụng đối với tổ chức khi gửi báo cáo PCCC không đúng thời hạn.
Căn cứ xử phạt được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
Chậm gửi và hoàn toàn không gửi báo cáo là hai hành vi khác nhau.
Chậm gửi báo cáo là trường hợp doanh nghiệp có thực hiện việc gửi báo cáo nhưng thời điểm gửi đã quá thời hạn quy định. Trong khi đó, không gửi báo cáo là trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo.
Khi kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào hành vi thực tế, hồ sơ và tài liệu chứng minh để xác định vi phạm. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự động áp dụng cùng một mức phạt cho mọi trường hợp.
Nếu phát hiện đã quá hạn, doanh nghiệp nên hoàn thiện và gửi báo cáo ngay, đồng thời lưu lại đầy đủ bằng chứng. Không nên tự ý ghi lùi ngày lập, ngày ký hoặc ngày gửi báo cáo vì việc này có thể làm phát sinh thêm rủi ro về tính trung thực của hồ sơ.
Mức phạt đến 10 triệu đồng đối với tổ chức chậm gửi báo cáo PCCC không phải là quy định mới bắt đầu áp dụng từ ngày 15/9/2026.
Mức phạt này đã được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Ngày 15/9/2026 là thời điểm Nghị định 347/2026/NĐ-CP có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 105/2025/NĐ-CP và Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp cần tách biệt hai thông tin:
Cách hiểu này giúp doanh nghiệp cập nhật đúng quy định và tránh cho rằng chỉ những báo cáo nộp chậm sau ngày 15/9/2026 mới bị xử phạt.
Nghị định 347/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 8/9/2026 và có hiệu lực từ ngày 15/9/2026. Văn bản này sửa đổi một số quy định liên quan đến công tác PCCC và cứu nạn, cứu hộ.
Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu về PCCC, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả nghiệm thu và thực hiện khai báo thông tin theo quy định trước khi đưa công trình vào hoạt động.
Doanh nghiệp có công trình mới, công trình cải tạo hoặc thay đổi công năng cần kiểm tra kỹ nghĩa vụ áp dụng, không nên đưa công trình vào sử dụng khi chưa hoàn thành các thủ tục cần thiết.
Quy định mới điều chỉnh việc phân nhóm cơ sở và chu kỳ kiểm tra. Theo đó, tần suất kiểm tra có thể khác nhau tùy nhóm cơ sở và mức độ nguy hiểm về cháy, nổ.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác cơ sở của mình thuộc nhóm nào để chuẩn bị hồ sơ, bố trí người làm việc và khắc phục kịp thời các tồn tại trước khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Các thông tin trong hồ sơ phải phù hợp với tình trạng thực tế của cơ sở. Khi có thay đổi về người đứng đầu, quy mô hoạt động, công năng, hệ thống kỹ thuật hoặc phương tiện PCCC, doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ tương ứng.
Không nên chỉ lưu một bộ hồ sơ ban đầu rồi sử dụng trong nhiều năm mà không rà soát, điều chỉnh.
Tùy thuộc loại hình và quy mô của từng cơ sở, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các nhóm tài liệu sau:
Doanh nghiệp nên lập một thư mục riêng cho từng cơ sở và từng năm để tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn hồ sơ giữa các địa điểm.
Khi phát hiện báo cáo đã quá hạn, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các bước sau:
Xác định cơ sở có thuộc diện phải báo cáo không, kỳ báo cáo nào đang bị thiếu và cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ.
Tổng hợp thông tin trung thực, đối chiếu với hồ sơ thực tế và hoàn thiện chữ ký của người có trách nhiệm.
Doanh nghiệp không nên tiếp tục trì hoãn. Việc chủ động khắc phục có thể được xem xét khi cơ quan có thẩm quyền đánh giá tình tiết của vụ việc.
Lưu biên nhận, email, ảnh chụp màn hình hoặc bản giấy có xác nhận. Trường hợp được yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần trình bày đúng nguyên nhân, thời điểm phát hiện và biện pháp khắc phục.
Phân công rõ người lập, người kiểm tra và người phê duyệt báo cáo. Đưa hai mốc ngày 15/6 và 15/12 vào lịch tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:
Không. Doanh nghiệp phải xác định từng cơ sở, địa điểm kinh doanh, nhà xưởng hoặc kho hàng có thuộc diện quản lý PCCC và thuộc trường hợp phải báo cáo hay không.
Báo cáo PC04 được thực hiện theo hai kỳ, trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12 hằng năm.
Việc gửi sau thời hạn đã không bảo đảm yêu cầu về thời gian. Tuy nhiên, quyết định xử phạt và mức phạt cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền, căn cứ hồ sơ và tình tiết thực tế.
Mức từ 3–5 triệu đồng áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt gấp đôi, tương ứng từ 6–10 triệu đồng.
Doanh nghiệp vẫn nên hoàn thiện và gửi báo cáo ngay. Việc gửi bổ sung không mặc nhiên xóa hành vi chậm nộp nhưng thể hiện doanh nghiệp đã chủ động khắc phục.
Không. Mức phạt chậm gửi báo cáo được quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Ngày 15/9/2026 là thời điểm Nghị định 347/2026/NĐ-CP có hiệu lực.
Chậm nộp báo cáo PCCC là lỗi doanh nghiệp có thể phòng tránh nếu xác định đúng đối tượng, sử dụng đúng Mẫu PC04, theo dõi hai mốc thời hạn và lưu đầy đủ bằng chứng đã gửi.
Bên cạnh nghĩa vụ báo cáo, doanh nghiệp cần cập nhật các thay đổi có hiệu lực từ ngày 15/9/2026, đồng thời rà soát hồ sơ nghiệm thu, tự kiểm tra, huấn luyện và bảo dưỡng phương tiện PCCC tại từng cơ sở.
Bạn muốn nhận Mẫu PC04 kèm checklist rà soát hồ sơ PCCC dành cho doanh nghiệp, hãy bình luận từ khóa “PCCC” hoặc liên hệ Kế Toán 247 để được hỗ trợ.
KẾ TOÁN 247 – Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai
Hotline: 0345 631 911
Website: dvketoan247.com.vn
Tác giả: Linh
Những tin cũ hơn
