Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là một trong những yêu cầu quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Trên thực tế, không ít đơn vị vẫn chờ khách hàng thanh toán mới lập hóa đơn, xuất hóa đơn một lần khi hợp đồng kết thúc hoặc bỏ sót hóa đơn đối với từng lần nghiệm thu, bàn giao.

Những cách xử lý này có thể dẫn đến việc lập hóa đơn sai thời điểm, ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế và làm phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Trong đó, Điều 9 quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nhiều ngành nghề đặc thù. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

Lưu ý, “thời điểm lập hóa đơn” là thuật ngữ được sử dụng trong văn bản pháp luật. “Thời điểm xuất hóa đơn” là cách gọi phổ biến trong hoạt động kế toán và kinh doanh.

Nguyên tắc xác định thời điểm xuất hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn không được xác định chỉ dựa trên ngày khách hàng thanh toán. Doanh nghiệp phải xem xét bản chất của từng giao dịch, bao gồm:

• Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa;
• Thời điểm hoàn thành dịch vụ;
• Ngày thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ;
• Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình;
• Ngày hoàn thành đối soát dữ liệu;
• Thời hạn riêng áp dụng cho từng ngành nghề đặc thù.

Vì vậy, kế toán cần đối chiếu đồng thời hợp đồng, chứng từ giao hàng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và dữ liệu đối soát trước khi lập hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Bán hàng hóa trong nước

Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp không nên chờ đến khi khách hàng thanh toán mới xuất hóa đơn nếu hàng hóa đã được giao và quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã được chuyển cho người mua.

Kế toán nên căn cứ vào:

• Phiếu xuất kho;
• Biên bản giao nhận hàng hóa;
• Vận đơn;
• Biên bản bàn giao;
• Điều khoản chuyển giao trong hợp đồng.

Ví dụ, doanh nghiệp giao hàng cho khách ngày 10/8 nhưng khách thanh toán ngày 25/8. Nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng được chuyển giao ngày 10/8 thì đây là ngày cần xác định để lập hóa đơn.

Xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu

Đối với xuất khẩu hàng hóa, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Tuy nhiên, thời điểm lập hóa đơn không được chậm quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.

Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ ngày thông quan trên tờ khai, tránh chờ đến khi nhận được tiền từ khách hàng nước ngoài mới lập hóa đơn.
 

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, quy định này loại trừ khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Do đó, kế toán cần phân biệt rõ:

• Tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng;
• Tiền ứng trước để thanh toán dịch vụ;
• Khoản thu theo tiến độ cung cấp dịch vụ;
• Khoản thu cho phần dịch vụ đã hoàn thành.

Tên gọi trên chứng từ chuyển tiền không phải là căn cứ duy nhất. Doanh nghiệp phải xem xét nội dung hợp đồng và bản chất thực tế của khoản thu.

Giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế được giao.

Doanh nghiệp không nên chờ hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn nếu trước đó đã phát sinh nhiều lần giao hàng, nghiệm thu hoặc bàn giao.

Ví dụ, hợp đồng được nghiệm thu thành ba đợt, lần lượt vào ngày 10/7, 25/7 và 15/8. Doanh nghiệp cần căn cứ từng lần nghiệm thu để lập hóa đơn, không chờ đến ngày 15/8 mới xuất hóa đơn cho toàn bộ hợp đồng.

Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ phải đối soát dữ liệu

Một số hoạt động phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu được lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát giữa các bên.

Các lĩnh vực thường gặp gồm:

• Điện, nước;
• Viễn thông;
• Bưu chính và chuyển phát;
• Logistics;
• Thương mại điện tử;
• Công nghệ thông tin và nền tảng số;
• Dịch vụ ngân hàng, trừ hoạt động cho vay;
• Chứng khoán;
• Bảo hiểm;
• Dịch vụ bảo vệ;
• Suất ăn công nghiệp;
• Vận tải hành khách sử dụng phần mềm kết nối;
• Một số dịch vụ hỗ trợ vận tải và dịch vụ đặc thù khác.

Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát, nhưng không được chậm quá:

• Ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ; hoặc
• 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dịch vụ dữ liệu cần đối soát kết nối giữa các cơ sở kinh doanh, hóa đơn được lập khi hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ. Nội dung Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp nên quy định rõ kỳ đối soát, thời hạn xác nhận số liệu và trách nhiệm của từng bộ phận trong hợp đồng.

Thời điểm xuất hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao:

• Công trình;
• Hạng mục công trình;
• Khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

Việc lập hóa đơn không phụ thuộc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Đây là trường hợp doanh nghiệp xây dựng rất dễ thực hiện sai. Nhiều đơn vị đã ký biên bản nghiệm thu nhưng chưa xuất hóa đơn vì chủ đầu tư chưa thanh toán. Cách xử lý này không phù hợp nếu khối lượng xây lắp đã được nghiệm thu, bàn giao.

Hồ sơ kế toán cần kiểm tra gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành, biên bản bàn giao và hồ sơ thanh toán.
 

Thời điểm lập hóa đơn đối với bất động sản

Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc nhà để bán, thời điểm lập hóa đơn được chia thành hai trường hợp:

Chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

Nếu doanh nghiệp thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ quy định trong hợp đồng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

Đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo nguyên tắc bán hàng hóa, tức là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ tiền đặt cọc, khoản thanh toán theo tiến độ và khoản thu khi bàn giao tài sản.

Một số trường hợp đặc thù cần lưu ý

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định thời điểm lập hóa đơn đối với nhiều hoạt động chuyên ngành:

Đối với cơ sở khám chữa bệnh có thanh toán BHYT, hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội được lập tại thời điểm cơ quan BHXH thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh.

Đối với hoạt động thu phí ETC có nhiều phương tiện hoặc nhiều lượt trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn định kỳ, nhưng phải thể hiện chi tiết từng lượt xe qua trạm.
 

Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn

Chờ khách hàng thanh toán mới xuất hóa đơn

Đây là lỗi phổ biến nhất. Với hàng hóa đã chuyển giao hoặc công trình đã nghiệm thu, việc chưa thu được tiền không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn.

Xuất một hóa đơn khi hợp đồng đã nghiệm thu nhiều lần

Nếu hợp đồng được giao hàng hoặc nghiệm thu từng phần, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tương ứng với từng lần phát sinh.

Nhầm tiền đặt cọc với tiền trả trước

Không phải khoản tiền nào ghi “đặt cọc” cũng đương nhiên không phải lập hóa đơn. Kế toán phải xem xét hợp đồng và mục đích thực tế của khoản thu.

Không lưu hồ sơ đối soát

Doanh nghiệp lập hóa đơn theo ngày đối soát nhưng không có bảng đối soát, xác nhận dữ liệu hoặc hồ sơ chứng minh sẽ gặp khó khăn khi giải trình.

Bỏ sót thời hạn tối đa

Một số hoạt động được lập hóa đơn sau khi đối soát nhưng vẫn có thời hạn cuối cùng. Doanh nghiệp không được kéo dài vô thời hạn chỉ vì hai bên chưa ký biên bản.

Checklist kiểm tra trước khi lập hóa đơn

Trước khi xác định ngày lập hóa đơn, kế toán nên trả lời sáu câu hỏi:

1. Giao dịch là bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ?
2. Hàng hóa đã được giao hoặc chuyển quyền sở hữu chưa?
3. Dịch vụ đã hoàn thành hay đã thu tiền trước?
4. Có phát sinh nghiệm thu hoặc bàn giao từng phần không?
5. Giao dịch có thuộc ngành nghề phải đối soát hoặc trường hợp đặc thù không?
6. Thời hạn lập hóa đơn cuối cùng theo quy định là ngày nào?

Doanh nghiệp cũng nên thiết lập quy trình phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho, kỹ thuật, vận hành và kế toán. Mọi chứng từ giao hàng, nghiệm thu, thu tiền và đối soát cần được chuyển cho kế toán ngay khi phát sinh.
 

Câu hỏi thường gặp

Chưa thu được tiền có phải xuất hóa đơn không?

Có thể vẫn phải lập hóa đơn. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn thường gắn với thời điểm chuyển giao. Đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thường là lúc hoàn thành dịch vụ. Việc chưa thu tiền không phải lúc nào cũng làm lùi thời điểm xuất hóa đơn.

Thu tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Cần xem xét bản chất khoản tiền. Nếu đây thực sự là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ thì được loại trừ khỏi trường hợp thu tiền trước phải lập hóa đơn. Nếu thực chất là khoản thanh toán trước cho dịch vụ, doanh nghiệp cần xác định lại nghĩa vụ lập hóa đơn.

Công trình đã nghiệm thu nhưng chưa thanh toán có phải xuất hóa đơn không?

Có. Thời điểm lập hóa đơn xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa.

Ngày lập hóa đơn và ngày ký số có bắt buộc giống nhau không?

Doanh nghiệp cần phân biệt thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và thời điểm chuyển dữ liệu. Mỗi trường hợp phải được kiểm tra theo loại hóa đơn và phương thức truyền dữ liệu đang sử dụng.

Xuất hóa đơn sai thời điểm phải xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn, hợp đồng, chứng từ giao hàng, nghiệm thu, kỳ kê khai thuế và nguyên nhân sai sót. Không nên tự ý hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn khi chưa xác định đúng trường hợp xử lý.

Kết luận

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nhiều thời điểm lập hóa đơn khác nhau. Doanh nghiệp không thể áp dụng một nguyên tắc chung là “thu được tiền mới xuất hóa đơn” cho tất cả giao dịch.

Muốn xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn, kế toán phải căn cứ vào loại giao dịch, thời điểm chuyển giao, ngày hoàn thành dịch vụ, hồ sơ nghiệm thu, dữ liệu đối soát và quy định riêng của từng ngành nghề.

Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ, thiết lập cảnh báo thời hạn và thường xuyên kiểm tra dữ liệu hóa đơn để hạn chế rủi ro thuế.

Doanh nghiệp đang có giao dịch chưa xác định được thời điểm lập hóa đơn? Hãy để lại bình luận hoặc liên hệ Kế Toán 247 để được rà soát và hướng dẫn xử lý.

KẾ TOÁN 247 – Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai

• Hotline: 0345 631 911
• Website: dvketoan247.com.vn
• Email: cskh.dvkt247@gmail.com