Kinh phí công đoàn là khoản nghĩa vụ tài chính doanh nghiệp cần theo dõi cùng với tiền lương và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn, cho rằng chưa thành lập công đoàn cơ sở thì không phải đóng hoặc tính sai trên tổng thu nhập thực nhận của người lao động.
 

Trong năm 2026, việc đóng kinh phí công đoàn được thực hiện theo Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Đáng chú ý, Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026, quy định cụ thể hơn về phương thức đóng, thời hạn đóng, nguồn đóng và các trường hợp được xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn.

Vậy mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026 là bao nhiêu? Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn có phải đóng không? Hạn nộp là ngày nào và trường hợp nào được miễn, giảm? Bài viết dưới đây Kế Toán 247 sẽ giải đáp chi tiết. 

1. Kinh phí công đoàn là gì?

Kinh phí công đoàn là một trong những nguồn tài chính công đoàn, do cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã thuộc đối tượng áp dụng đóng theo quy định.

Nguồn tài chính này được sử dụng để phục vụ hoạt động công đoàn và chăm lo cho đoàn viên, người lao động như:

• Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động;
• Thăm hỏi, hỗ trợ người lao động khi ốm đau, thai sản hoặc gặp khó khăn;
• Tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao và phong trào thi đua;
• Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công đoàn;
• Tuyên truyền, phổ biến chính sách và pháp luật;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác của tổ chức công đoàn.

Việc quản lý và sử dụng tài chính công đoàn phải bảo đảm nguyên tắc công khai, minh bạch, tiết kiệm và đúng mục đích.

Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

Kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn là hai khoản hoàn toàn khác nhau:
 

Tiêu chí	Kinh phí công đoàn	Đoàn phí công đoàn
Chủ thể đóng	Người sử dụng lao động	Đoàn viên công đoàn
Nguồn đóng	Nguồn tài chính của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp	Thu nhập của đoàn viên
Căn cứ đóng	Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc	Theo quy định áp dụng đối với đoàn viên
Tỷ lệ phổ biến	2%	Thực hiện theo quy định về đoàn phí
Hạch toán	Ghi nhận vào chi phí của đơn vị theo quy định	Khấu trừ hoặc thu từ đoàn viên

Doanh nghiệp không được lấy tiền lương của người lao động để thay thế phần kinh phí công đoàn thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.

2. Căn cứ pháp lý về kinh phí công đoàn năm 2026

Các văn bản quan trọng cần lưu ý gồm:

• Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025;
• Nghị định 105/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/05/2026;
• Pháp luật về bảo hiểm xã hội bắt buộc;
• Quy định về tiền lương, kế toán, thuế và xử lý vi phạm có liên quan.

Luật Công đoàn 2024 tiếp tục duy trì mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Đồng thời, Luật bổ sung cơ chế xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng đối với một số trường hợp khó khăn.

3. Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026

Kinh phí công đoàn tiếp tục áp dụng mức 2%

Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026 được xác định bằng:

2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Đây là khoản do người sử dụng lao động đóng. Doanh nghiệp không được khấu trừ 2% này vào tiền lương hoặc thu nhập của người lao động.

Công thức tính kinh phí công đoàn

Công thức áp dụng:

Kinh phí công đoàn phải đóng = 2% × Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng căn cứ tính không mặc nhiên là:

• Tổng tiền lương thực trả;
• Thu nhập thực nhận của người lao động;
• Tổng chi phí lương trên sổ kế toán;
• Doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp.

Căn cứ đúng là quỹ tiền lương dùng để đóng BHXH bắt buộc cho những người lao động thuộc diện tham gia BHXH trong kỳ.

Ví dụ cách tính kinh phí công đoàn

Tháng 06/2026, doanh nghiệp có 10 người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Tổng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của 10 người là 120.000.000 đồng.

Số kinh phí công đoàn phải đóng trong tháng được xác định như sau:

120.000.000 đồng × 2% = 2.400.000 đồng

Nếu tháng tiếp theo có người lao động tăng, giảm hoặc điều chỉnh mức tiền lương đóng BHXH, kế toán phải cập nhật lại quỹ lương trước khi tính kinh phí công đoàn.

4. Đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn năm 2026

Tùy theo phạm vi áp dụng của pháp luật, các nhóm đơn vị phải lưu ý nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn bao gồm:

• Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế;
• Cơ quan, tổ chức và đơn vị có sử dụng lao động;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
• Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi áp dụng;
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam có sử dụng lao động Việt Nam;
• Văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh có sử dụng lao động Việt Nam;
• Các tổ chức, đơn vị khác thuộc đối tượng theo quy định.

Nghị định 105/2026/NĐ-CP cũng quy định nguồn đóng và phương thức đóng đối với từng nhóm cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.

4.1 Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn có phải đóng không?

Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Kinh phí công đoàn là nghĩa vụ của người sử dụng lao động và không nên được xác định chỉ dựa trên việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự kết luận rằng “chưa có công đoàn cơ sở thì không phải đóng”. Thay vào đó, đơn vị cần kiểm tra:

• Doanh nghiệp có thuộc đối tượng áp dụng hay không;
• Có người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không;
• Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong từng tháng;
• Thông báo và hướng dẫn của tổ chức công đoàn có thẩm quyền quản lý thu.

4.2 Doanh nghiệp có ít lao động có phải đóng không?

Pháp luật không xác định nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn chỉ dựa trên số lượng lao động nhiều hay ít.

Ngay cả khi doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai người lao động, nếu thuộc đối tượng phải đóng và có quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thì vẫn cần xác định nghĩa vụ kinh phí công đoàn theo quy định.

4.3 Chưa phát sinh người lao động đóng BHXH thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần phân biệt ba trường hợp:

1. Chưa phát sinh người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
2. Có lao động nhưng người lao động chưa thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
3. Có người lao động thuộc diện bắt buộc nhưng doanh nghiệp chưa đăng ký hoặc kê khai thiếu BHXH.

Ở trường hợp thứ ba, việc doanh nghiệp chưa thực hiện thủ tục BHXH không đồng nghĩa với việc không phát sinh nghĩa vụ. Đơn vị có thể phải điều chỉnh, truy đóng BHXH và kinh phí công đoàn tương ứng.

5. Thời hạn đóng kinh phí công đoàn năm 2026

5.1 Đóng kinh phí công đoàn theo tháng

Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, phần lớn cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã thực hiện đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.

Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với đơn vị áp dụng phương thức đóng theo tháng.

Ví dụ: Kinh phí công đoàn phát sinh trong tháng 06/2026 phải được đóng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 07/2026.

5.2 Trường hợp được đóng ba tháng một lần

Tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp hoặc diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh có thể đăng ký với tổ chức công đoàn để đóng theo một trong hai phương thức:

• Mỗi tháng một lần; hoặc
• Ba tháng một lần.

Nếu đóng ba tháng một lần, hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.

6. Những điểm mới về tài chính công đoàn từ ngày 16/05/2026

Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026 và hướng dẫn một số nội dung quan trọng như:

• Phương thức đóng kinh phí công đoàn;
• Thời hạn đóng;
• Nguồn đóng kinh phí công đoàn;
• Trường hợp không đóng hoặc chậm đóng;
• Miễn, giảm và tạm dừng đóng;
• Việc quản lý, sử dụng tài chính công đoàn.

Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã, nguồn đóng kinh phí công đoàn được lấy từ nguồn tài chính của đơn vị và được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp nên cập nhật quy trình nội bộ để việc tính và nộp kinh phí công đoàn được thực hiện đồng thời với bảng lương và BHXH hằng tháng.

7. Các trường hợp được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng

7.1 Trường hợp được xem xét miễn đóng

Doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp hợp tác xã thực hiện giải thể, phá sản theo quy định có thể được xem xét miễn số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng.

Đây là trường hợp “được xem xét miễn”, không phải cơ chế miễn tự động. Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ và chờ quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

7.2 Trường hợp được xem xét giảm mức đóng

Doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc do sự kiện bất khả kháng có thể được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn.

Đơn vị không được tự giảm số tiền phải đóng khi chưa có văn bản chấp thuận.

7.3 Trường hợp được tạm dừng đóng

Doanh nghiệp gặp khó khăn, phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh và không có khả năng đóng kinh phí công đoàn có thể được xem xét tạm dừng đóng trong thời gian không quá 12 tháng.

Sau khi hết thời hạn tạm dừng, doanh nghiệp phải:

• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ đóng;
• Đóng bù số kinh phí của thời gian tạm dừng;
• Hoàn thành việc đóng bù chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc thời gian tạm dừng.

Số tiền đóng bù được xác định bằng số kinh phí phải đóng của các tháng đã được tạm dừng.

8. Hạch toán kinh phí công đoàn năm 2026

8.1 Khi trích kinh phí công đoàn

Kế toán xác định chi phí theo bộ phận sử dụng lao động và đồng thời ghi nhận nghĩa vụ phải nộp.

Về nguyên tắc:

• Ghi tăng chi phí của bộ phận có liên quan;
• Ghi tăng khoản phải trả, phải nộp về kinh phí công đoàn.

Tài khoản kế toán cụ thể cần được lựa chọn theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng trong năm 2026.

8.2 Khi nộp kinh phí công đoàn

Khi thanh toán, kế toán:

• Ghi giảm khoản kinh phí công đoàn phải nộp;
• Ghi giảm tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt theo phương thức thanh toán thực tế.

Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ:

• Bảng tính kinh phí công đoàn;
• Danh sách lao động tham gia BHXH;
• Bảng lương;
• Thông báo thu;
• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán;
• Biên bản đối chiếu với tổ chức công đoàn nếu có.

8.3 Trường hợp truy thu hoặc đóng bù

Nếu phát hiện thiếu lao động, sai mức lương đóng BHXH hoặc bỏ sót thời gian phải đóng, doanh nghiệp cần xác định:

• Số kinh phí còn thiếu;
• Kỳ phát sinh nghĩa vụ;
• Nguyên nhân điều chỉnh;
• Ảnh hưởng đến chi phí và báo cáo tài chính;
• Nghĩa vụ liên quan đến BHXH, thuế và lao động.

Không nên gộp tiền kinh phí phải truy đóng với tiền phạt hoặc khoản nghĩa vụ khác trong cùng một nội dung hạch toán.

9. Kinh phí công đoàn có được tính vào chi phí được trừ không?

Về nguyên tắc, nguồn đóng kinh phí công đoàn của doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định.

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên bảo đảm:

• Khoản chi phát sinh đúng đối tượng và đúng mức;
• Có bảng tính chi tiết;
• Có chứng từ thanh toán;
• Ghi nhận đúng kỳ kế toán;
• Thực hiện nộp theo quy định;
• Số liệu khớp với bảng lương và hồ sơ BHXH.

Khoản đã trích nhưng chưa nộp, nộp thiếu hoặc nộp không đúng quy định cần được rà soát riêng khi xác định chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
 

10. Rủi ro khi chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn

Doanh nghiệp chậm đóng, đóng thiếu hoặc không đóng kinh phí công đoàn có thể đối mặt với các rủi ro:

• Bị yêu cầu truy đóng số tiền còn thiếu;
• Bị xử lý vi phạm theo quy định;
• Phát sinh chênh lệch giữa bảng lương, BHXH, kinh phí công đoàn và sổ kế toán;
• Ảnh hưởng đến việc xác định chi phí khi quyết toán thuế;
• Mất nhiều thời gian giải trình và đối chiếu số liệu.

Luật Công đoàn quy định tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm pháp luật về công đoàn có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy tính chất, mức độ; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định.

11. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp

Một số sai sót phổ biến gồm:

• Nhầm kinh phí công đoàn với đoàn phí công đoàn;
• Cho rằng chưa thành lập công đoàn thì không phải đóng;
• Tính 2% trên tổng lương thực nhận;
• Bỏ sót người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
• Không điều chỉnh khi mức lương đóng BHXH thay đổi;
• Tự miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng;
• Không theo dõi số phải nộp theo từng tháng;
• Không lưu chứng từ và bảng tính chi tiết;
• Không đối chiếu số dư khoản phải nộp cuối năm.

12. Checklist kinh phí công đoàn dành cho doanh nghiệp

Hằng tháng, kế toán nên thực hiện các bước sau:

1. Chốt danh sách lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
2. Kiểm tra biến động tăng, giảm lao động.
3. Xác định quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
4. Tính kinh phí công đoàn theo mức 2%.
5. Đối chiếu với thông báo thu.
6. Hạch toán số phải nộp.
7. Thực hiện thanh toán đúng hạn.
8. Lưu bảng tính và chứng từ nộp tiền.
9. Theo dõi số còn phải nộp trên sổ kế toán.
10. Rà soát chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính.

 

13. Câu hỏi thường gặp về kinh phí công đoàn 2026

Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026 là bao nhiêu?

Mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.

13.1 Ai là người đóng kinh phí công đoàn?

Kinh phí công đoàn thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, không phải khoản khấu trừ từ lương của người lao động.

13.2 Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng không?

Doanh nghiệp không nên căn cứ riêng vào việc đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa để xác định nghĩa vụ. Cần kiểm tra đối tượng áp dụng và quỹ tiền lương đóng BHXH bắt buộc.

13.4 Kinh phí công đoàn tính trên lương thực nhận đúng không?

Không. Căn cứ tính là quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, không mặc nhiên là lương thực nhận.

13.5 Kinh phí công đoàn đóng theo tháng hay theo quý?

Thông thường đóng mỗi tháng một lần. Một số đơn vị trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ có thể đăng ký đóng ba tháng một lần.

13.6 Doanh nghiệp khó khăn có được tự ngừng đóng không?

Không. Doanh nghiệp phải thuộc trường hợp được xem xét và thực hiện thủ tục theo quy định. Việc miễn, giảm hoặc tạm dừng chỉ được thực hiện sau khi được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

13.7 Thời gian tạm dừng đóng tối đa bao lâu?

Thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn tối đa là 12 tháng. Sau đó, doanh nghiệp phải tiếp tục đóng và đóng bù cho thời gian đã tạm dừng.

14. Kết luận

Kinh phí công đoàn năm 2026 tiếp tục được tính bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, đúng quỹ lương, đúng thời hạn và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Từ ngày 16/05/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP đã quy định rõ hơn về phương thức, thời hạn, nguồn đóng và các trường hợp được xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát dữ liệu tiền lương, BHXH và kinh phí công đoàn để hạn chế nguy cơ truy thu hoặc phát sinh vi phạm.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định đúng số kinh phí công đoàn phải đóng hoặc cần kiểm tra hồ sơ lao động, tiền lương và BHXH, hãy liên hệ Kế Toán 247 để được hỗ trợ.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN 247 - Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai.

Hotline: 0345 631 911
Website: dvketoan247.com.vn
Email: cskh.dvkt247@gmail.com