Đã đăng ký người phụ thuộc từ năm trước, năm nay có cần đăng ký lại không? Chuyển công ty có phải làm lại hồ sơ? Muốn chuyển con từ cha sang mẹ đăng ký giảm trừ thì xử lý thế nào? Đây là những câu hỏi thường gặp khi tính thuế thu nhập cá nhân. Nếu nhầm giữa đăng ký mới, thay đổi thông tin và tiếp tục giảm trừ, người lao động có thể mất thời gian bổ sung hồ sơ hoặc kê khai không phù hợp.
Trong bài viết dưới đây, Kế Toán 247 tổng hợp những lưu ý khi đăng ký người phụ thuộc năm 2026, giúp người lao động, kế toán và bộ phận nhân sự kiểm tra đúng tình trạng hồ sơ trước khi thực hiện.
Việc bạn đang hỗ trợ tài chính cho một người thân chưa đủ để xác định người đó được tính giảm trừ gia cảnh. Cần xem xét người được nuôi dưỡng thuộc nhóm nào: con; vợ hoặc chồng; cha mẹ; hay cá nhân khác thuộc trường hợp được pháp luật quy định. Mỗi nhóm có điều kiện và hồ sơ chứng minh riêng. Chẳng hạn, hồ sơ đối với con đang học khác với hồ sơ đối với cha mẹ hoặc người thân không có khả năng lao động. Vì vậy, không nên sử dụng một bộ điều kiện chung cho tất cả người phụ thuộc.
Theo Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC, đối với các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng của quy định này, mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn của người phụ thuộc không vượt quá 3 triệu đồng.
Cần phân biệt:
Người nộp thuế có trách nhiệm kê khai trung thực và chịu trách nhiệm về việc xác định thu nhập của người phụ thuộc.
Thông tin đã được ghi nhận trên hệ thống thuế không có nghĩa người phụ thuộc mặc nhiên đủ điều kiện giảm trừ trong mọi năm. Khi điều kiện thực tế thay đổi, người nộp thuế cần rà soát lại. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra hồ sơ trước khi sử dụng thông tin để tính thuế trên bảng lương hoặc lập hồ sơ quyết toán.
Theo khoản 4 Điều 23 Thông tư 90/2026/TT-BTC, người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Tuy nhiên, cần phân biệt hồ sơ đang tiếp tục giảm trừ với hồ sơ đã kê khai thời điểm kết thúc.
Ví dụ: Bạn đã đăng ký con từ tháng 01/2025 và không khai kết thúc giảm trừ. Khi sang năm 2026, không nên mặc định phải đăng ký mới chỉ vì thay đổi năm.
Ngược lại, nếu hồ sơ đã ghi kết thúc vào tháng 12/2025 nhưng năm 2026 vẫn đủ điều kiện và muốn tiếp tục giảm trừ, bạn cần thông báo cho kế toán để kiểm tra, thực hiện hồ sơ đăng ký tăng hoặc thay đổi phù hợp.
Lưu ý: “Đăng ký lại” trong cách gọi thông thường không có nghĩa phải đề nghị cấp thêm một mã số thuế cho người phụ thuộc.
Tình huống phổ biến là con đang được người cha đăng ký, sau đó gia đình muốn chuyển sang người mẹ.
Trước khi thực hiện, cần kiểm tra:
Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định trường hợp đăng ký giảm phải kê khai thông tin kết thúc giảm trừ; trường hợp đăng ký tăng người phụ thuộc đã có mã số thuế thực hiện hồ sơ thay đổi thông tin kèm hồ sơ chứng minh.
Không nên tự chia thời gian giảm trừ giữa hai người chỉ dựa trên thỏa thuận gia đình. Cần kiểm tra nguyên tắc áp dụng cho kỳ tính thuế và thống nhất dữ liệu trước khi quyết toán.
Trước khi đăng ký mới, cần tra cứu để xác định người phụ thuộc thực sự chưa có thông tin đăng ký thuế hay chỉ đang có dữ liệu chưa khớp. Nếu thuộc trường hợp đăng ký lần đầu, người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ theo phương thức lựa chọn: thông qua cơ quan trả thu nhập hoặc trực tiếp thực hiện. Đối với người thuộc trường hợp sử dụng số định danh cá nhân trong quản lý thuế, cần kê khai chính xác thông tin để cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu dân cư.
Không nên gửi nhiều hồ sơ đăng ký mới liên tiếp khi chưa đọc kết quả xử lý của hồ sơ trước.
Một người phụ thuộc đã đăng ký thuế có thể gặp vướng mắc do:
Trong trường hợp này, cần xác định nội dung sai lệch và thực hiện cập nhật theo hồ sơ thực tế.
Thông tư 90/2026/TT-BTC có quy định xử lý hồ sơ không khớp dữ liệu dân cư và thông báo để cá nhân hoặc cơ quan trả thu nhập điều chỉnh. Vì vậy, chưa đồng bộ dữ liệu không đồng nghĩa phải đăng ký mới. Cũng không nên coi tài khoản định danh điện tử mức 2 là điều kiện bắt buộc chung cho mọi người phụ thuộc. Cần phân biệt yêu cầu sử dụng một phương thức giao dịch điện tử với điều kiện được giảm trừ gia cảnh.
Thông tư 90/2026/TT-BTC quy định các biểu mẫu liên quan như sau:
| Phương thức thực hiện | Biểu mẫu cần lưu ý |
|---|---|
| Cá nhân trực tiếp đăng ký thuế cho người phụ thuộc | Mẫu 20-ĐKT |
| Cơ quan trả thu nhập tổng hợp đăng ký, thay đổi thông tin người phụ thuộc theo ủy quyền | Mẫu 20-ĐKT-TH |
| Cá nhân ủy quyền thực hiện đăng ký thuế | Mẫu 41/UQ-ĐKT |
| Người phải trực tiếp nuôi dưỡng thuộc trường hợp được quy định | Mẫu 07/XN-NPT-TNCN |
Với hồ sơ thay đổi thông tin, cần đối chiếu khoản 4 Điều 23 để xác định mẫu và tài liệu phù hợp; không mặc định mọi trường hợp đều có thành phần hồ sơ giống nhau.
Theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ được xác định theo từng nhóm:
Đối với con: Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ, con; giấy tờ căn cước khi đã được cấp; tài liệu học tập hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng đặc thù nếu thuộc trường hợp tương ứng.
Đối với vợ hoặc chồng: Giấy tờ căn cước và giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ.
Đối với cha mẹ: Giấy tờ căn cước và tài liệu chứng minh quan hệ tương ứng, bao gồm các trường hợp cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ vợ hoặc chồng, cha dượng, mẹ kế.
Đối với cá nhân khác không nơi nương tựa phải trực tiếp nuôi dưỡng: Cần hồ sơ nhận diện, bảng kê theo quy định và giấy tờ chứng minh quan hệ, nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu có.
Đây là nội dung cần đặc biệt chú ý khi chuẩn bị hồ sơ. Khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC có quy định hồ sơ riêng đối với con từ đủ 18 tuổi là người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người khuyết tật. Trong khi đó, khoản 5 Điều 4 quy định hồ sơ người phụ thuộc không có khả năng lao động cần thêm giấy tờ chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo pháp luật. Do đó, không nên áp dụng chung cách hiểu “giấy xác nhận khuyết tật hoặc giấy suy giảm khả năng lao động” cho mọi nhóm đối tượng. Phải xác định đúng trường hợp trước khi lựa chọn giấy tờ.
Khoản 2 Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định người nộp thuế chịu trách nhiệm xác định và kê khai trung thực thu nhập của người phụ thuộc.
Điều này không nên được diễn giải thành việc mọi cá nhân đều phải xin một giấy xác nhận thu nhập theo mẫu tự đặt ra. Tuy nhiên, tự kê khai cũng không có nghĩa được bỏ qua hồ sơ, thông tin chứng minh điều kiện. Người nộp thuế cần rà soát nguồn thu nhập và cung cấp thông tin chính xác cho bộ phận kế toán. Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ, cung cấp hồ sơ chứng minh khi được yêu cầu. Cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu từ các hệ thống được chia sẻ; trường hợp không khai thác được, người nộp thuế cung cấp giấy tờ liên quan theo quy định.
Kiểm tra điều kiện thực tế và dữ liệu đã đăng ký. Xác định bạn cần đăng ký lần đầu, tiếp tục giảm trừ sau thời điểm đã khai kết thúc, báo giảm hay cập nhật thông tin.
Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh, quan hệ và thời gian giảm trừ. Kiểm tra tài liệu bổ sung theo từng nhóm người phụ thuộc.
Có thể thực hiện thông qua cơ quan trả thu nhập theo ủy quyền hoặc trực tiếp theo quy định. Khi nộp điện tử, chọn đúng thủ tục và biểu mẫu đang áp dụng.
Lưu hồ sơ đã gửi, thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý. Nếu có yêu cầu bổ sung, cần đọc rõ lý do trước khi sửa và gửi lại. Đã gửi hồ sơ chưa đồng nghĩa hồ sơ đã được xử lý thành công. Kế toán nên kiểm tra kết quả trước khi sử dụng dữ liệu để tính thuế
Nhầm chuyển nơi làm việc với chuyển người đăng ký. Thay đổi công ty không phải là chuyển quyền giảm trừ sang một người khác.
Đăng ký mới khi đã có thông tin thuế. Trường hợp này cần kiểm tra khả năng phải cập nhật hoặc đăng ký tăng trên dữ liệu hiện có.
Chỉ xem mức thu nhập. Điều kiện về tuổi, học tập, khả năng lao động, quan hệ và trách nhiệm nuôi dưỡng vẫn cần được kiểm tra.
Bỏ qua thời điểm kết thúc đã kê khai. Dữ liệu cũ có thể ảnh hưởng việc tiếp tục tính giảm trừ.
Dùng một thời hạn cho mọi thủ tục. Cần phân biệt thời hạn đăng ký, thời hạn cung cấp hồ sơ chứng minh, thời điểm được giảm trừ và thời hạn quyết toán.
Không mặc định phải đăng ký lại hằng năm. Cần kiểm tra thời gian giảm trừ đã khai, tình trạng hồ sơ và việc người phụ thuộc còn đáp ứng điều kiện hay không.
Theo điểm đ khoản 4 Điều 23 Thông tư 90/2026/TT-BTC, khi thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế cung cấp hồ sơ xác định người phụ thuộc cho cơ quan trả thu nhập mới để được giảm trừ theo quy định. Không nên mặc định đăng ký lần đầu lại từ đầu.
Không. Không có thu nhập chỉ là một yếu tố; cần đáp ứng các điều kiện khác tương ứng với nhóm người phụ thuộc.
Trước hết cần xác định thông tin đã đăng ký và nội dung sai lệch. Nếu thuộc trường hợp điều chỉnh dữ liệu, thực hiện thủ tục thay đổi thay vì đề nghị cấp mã mới.
Cần kiểm tra nhóm người phụ thuộc, thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, việc đăng ký và điều kiện hồ sơ của kỳ tính thuế liên quan. Không nên kết luận chung rằng mọi trường hợp đăng ký muộn đều được hoặc đều không được giảm trừ.
Những lưu ý khi đăng ký người phụ thuộc không chỉ nằm ở việc điền tờ khai. Người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời điều kiện, hồ sơ chứng minh, thông tin định danh và thời gian giảm trừ.
Kế Toán 247 hỗ trợ rà soát hồ sơ người phụ thuộc, kiểm tra dữ liệu tiền lương, kê khai và quyết toán thuế TNCN; đồng thời cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, soát xét sổ sách và tư vấn thuế doanh nghiệp.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN 247 - Kế toán chuẩn mực, vững vàng tương lai.
Tác giả: Linh
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
